Vystavování faktur je nedílnou součástí každodenního provozu hotelů, penzionů a dalších ubytovacích zařízení. Správné vystavení faktury není jen o formalitách, je klíčové pro dodržení daňových a účetních povinností. V tomto článku si projdeme běžné služby, které se v provozu typického hotelu, penzionu nebo ubytovacího zařízení objevují, a jak je správně fakturovat.
Co je to faktura a co musí obsahovat?
Faktura se často zaměňuje za daňový doklad a obráceně. Jedná se však o dva různé pojmy! Faktura je účetním dokladem za provedenou práci nebo dodané zboží.
U obyčejných faktur je třeba dále rozlišit, zda vedete daňovou evidenci (příp. Daňový doklad může být také účetním dokladem, používají ho však pouze plátci DPH. Patříte-li mezi ně, budete vystavovat doklad s názvem: “faktura daňový doklad”.
Z výše napsaného vyplývá, že obyčejná faktura bude obsahovat jiné náležitosti než faktura, která je zároveň daňovým dokladem.
Mezi povinné údaje na faktuře patří:
- označení registru (obchodního, příp.
- slovní a číselné označení dokladu (např. faktura č.
- označení registru (obchodního, příp.
- příp.
Jste-li plátci daně z přidané hodnoty (DPH) musíte vystavovat faktury daňové doklady všem příjemcům bez ohledu na to, zda se jedná o plátce nebo neplátce DPH!
Mezi povinné údaje na daňovém dokladu patří:
- označení registru (obchodního, příp.
- DIČ (dodavatele, příp.
- příp.
Pozor! Existují zvláštní případy, při kterých musíte do daňového dokladu zahrnout i další údaje (např. pokud podnikáte v cestovních službách, obchodujete-li s jinými zeměmi EU apod.). Veškeré výjimky a možnost vystavovat tzv.
Často používaným dokladem je i zálohová faktura. Využijete ji především v případě, kdy máte pro zákazníka provést službu nebo mu dodat zboží a chcete, aby vám zaplatil alespoň část její ceny předem. Tento doklad se nepovažuje ani za účetní ani za daňový a tedy se o něm ani neúčtuje.
Běžné služby a jejich fakturace v hotelnictví
V hotelnictví se fakturují různé služby, které se liší i sazbou DPH. Nyní se podíváme na nejběžnější z nich.
1. Ubytování
Ubytování - pobyt na stanovený počet nocí (například jednolůžkový, dvoulůžkový, rodinný pokoj, apartmán). Důležité je říct, že z pohledu DPH se místo plnění u ubytovacích služeb vztahuje vždy k místu, kde se daná nemovitost nachází, takže v našem případě to bude vždy ČR a to bez ohledu na to, odkud náš host pochází. Tedy neuplatňuje se takzvané reverse charge.
2. Stravování
- Snídaně - obvykle mohou být součástí ubytování nebo jako volitelná položka. V případě fakturace ubytování se snídaní se snídaně řadí automaticky do snížené sazby DPH, tedy 12%. Pokud se ale snídaně fakturuje zvlášť, tj. není součástí ubytování, tak se na ni nahlíží jako na samostatnou stravovací službu a vztahuje se na ni relevantní sazba DPH. Ta může být jak 12%, tak 21%, typicky v závislosti např.
- Polopenze / plná penze - rozšířená stravovací nabídka (oběd, večeře).
3. Místní poplatky
Místní poplatek za ubytování - povinný poplatek obci, který se přefakturovává hostům (např. lázeňský poplatek, rekreační poplatek). Zda se poplatek vybírá a nebo je ubytování od něj osvobozeno určuje vždy místní vyhláška, tedy vyhláška dané obce.
4. Doplňkové služby
Ubytování mohou poskytovat pro své hosty různé doplňkové služby, které jim mohou zpříjemňovat jejich pobyt, nebo umožňovat pracovní cestu. Až na výjimky se na tyto služby vztahuje základní sazba DPH, tedy 21%.
- Parkování - může být součástí ceny za ubytování, tj. pokud budete fakturovat ubytování s parkováním, tak parkování bude součástí základní služby a tím pádem se na něj bude vztahovat snížená sazba DPH 12%.
- Výletní doprava (např.
- Balíčky jídel s sebou - např.
- Speciální dárkové balíčky - např.
5. Zálohová faktura
V praxi se používá ve chvíli, kdy host provede rezervaci dlouho před samotným pobytem, a aby ubytování mělo jistotu, že to s rezervací myslí vážně, může vyžadovat zálohu dopředu. Ta může být v předem stanovené výši, od jednoho až do sta procent ceny pobytu. U plátců DPH každopádně vzniká povinnost přiznat daň ve chvíli přijetí platby a po ukončení ubytování musí být vyúčtována.
6. Storno poplatek
Storno poplatek - účtování za zrušení rezervace dle podmínek hotelu. Typicky se využívá ve chvíli, kdy host zruší svou rezervaci krátkou dobu před svým příjezdem, kdy ubytování už s velkou pravděpodobností za něj nenajde náhradu a přichází tak o svůj zisk. Storno poplatek může být účtován v částečné výši, například 50% z celkové ceny, nebo i 100% ceny pobytu. Z pohledu DPH se nejedná o zdanitelné plnění, tj. DPH se na něj nevztahuje.
Nástroje a tipy pro správnou fakturaci
- Používejte fakturační software - ten vám pomůže automatizovat výpočty a zajistit správné rozdělení sazeb DPH.
- Konzultujte složité případy - při neobvyklých situacích, např. zahraničních klientech nebo službách přes platformy, neváhejte kontaktovat účetní.
- Evidujte vše pečlivě - správná evidence faktur vám usnadní chod celého provozu a zároveň zajistí správnost účetnictví a odvodu daní.
Vystavování faktur v hotelnictví může být složité, ale s pečlivým přístupem a vhodnými nástroji je snadno zvládnutelné.
Jak fakturovat?
Pokud podnikáte nebo se podnikat chystáte, je otázka „Jak fakturovat?“ jednou z těch, kterým se nevyhnete. Odpověď na ni ovlivňuje především počet faktur, které měsíčně nebo čtvrtletně vystavíte. Pokud máte e-shop, v němž přijmete denně desítky objednávek (a tedy vystavíte desítky faktur), těžko můžete vyrábět ručně každou z nich.
Na druhé straně jsem já. Mám stálé klienty a s většinou jsem dohodnutý tak, že provedenou práci fakturuji jednou za kvartál, vystavím tedy zhruba 20 faktur každé tři měsíce a pak je na další tři měsíce klid. Mám své zkušenosti s účetním softwarem Pohoda, který jsem nějaký čas používal a pro moje aktuální potřeby to je kanón na vrabce. Nebo spíš atomovka na vrabce.
Tyto velké desktopové účetní programy nabízí kromě fakturování spousty dalších věcí, které jsou super a které nikdy potřebovat nebudu. Například skladovou evidence, knihu jízd apod. Používání Pohody pro mě nebylo příliš intuitivní, celé prostředí ostatně vypadá jako něco, co vytvářeli programátoři pro programátory.
Popravdě, všichni kdo používají Fakturoid na něj nedají dopustit. Alespoň já jsem slyšel jen chválu.
Jak jste jistě pochopili z předchozího textu, fakturování v Excelu není zdaleka jasnou volbou ani pro mne a mohlo by být čirým peklem pro někoho, kdo potřebuje fakturovat častěji a více. I faktura v Excelu může být na druhou stranu udělána horším a lepším způsobem. Dávám sem k volnému použití tu svou. Udělal jsem si ji, aby byla co nejvíce intuitivní pro mě. Moje řešení má dvě omezení, které mě však nelimitují.
| Služba | Sazba DPH |
|---|---|
| Ubytování | 12% |
| Snídaně (součást ubytování) | 12% |
| Snídaně (samostatně) | 12% / 21% |
| Doplňkové služby (parkování, výlety, atd.) | 21% |
| Storno poplatek | Neplatí se DPH |
Zanechat komentář