Převod nevyčerpané dovolené: Podmínky a pravidla v České republice

Už je tu zas konec roku a zaměstnavatelé a zaměstnanci řeší, jak naložit s nevyčerpanou dovolenou. Rozhodli jsme se tak pro vás připravit shrnutí základních informací k tématu. Povinnost zaměstnavatele určit zaměstnanci čerpání dovolené v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci na dovolenou vzniklo právo, nemusí být vždy splněna.

Základním pravidlem je, že čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci určit tak, aby zaměstnanec dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo. Pokud z těchto důvodů nebude dovolená vyčerpaná v roce 2022, dochází k převodu dovolené do roku 2023. Převod dovolené nastává ze zákona, nikoliv na základě rozhodnutí zaměstnavatele. Jestliže zaměstnavatel dovolenou zaměstnanci v kalendářním roce neurčí, právo na nevyčerpanou část nezaniká, ale přechází do následujícího kalendářního roku. K tomu dochází bez jakéhokoliv dalšího opatření (jednání) přímo na základě ust. § 218 odst.

Dovolenou za kalendářní rok má zaměstnavatel zaměstnanci určit v zásadě do konce roku, v němž na ni vznikl nárok. Vzhledem k probíhajícím dovoleným bychom chtěli připomenout problematiku, na kterou se nás v rámci pracovního práva klienti opakovaně ptají - a to na dovolenou zaměstnanců.

Zaměstnavatel je povinen primárně určit zaměstnanci čerpání dovolené tak, aby dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém mu právo na dovolenou vzniklo. Výjimku, při které může zaměstnanec dovolenou za daný rok „ušetřit a převést dále“ pak představují případy, kdy čerpání dovolené bránily překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody.

Dovolená může být převedena do dalšího kalendářního roku jen v případě, kdy vyčerpání dovolené brání:

• Překážky na straně zaměstnance
• Naléhavé provozní důvody
• Případně, o převedení části dovolené požádá sám zaměstnanec.

S variantou, kdy dovolená nemusí být vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního rok, počítá zákon pouze ve dvou případech. Pod ty spadá situace, kdy byl zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným nebo skutečnost, že čerpal mateřskou nebo rodičovskou dovolenou. Dle ust. § 218 odst. 5 zákoníku práce nemůže-li být dovolená vyčerpána ani do konce následujícího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je zaměstnavatel povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení těchto překážek v práci.

Pokud bez uvedených důvodů zaměstnavatel dovolenou zaměstnanci neurčí ani do konce následujícího kalendářního roku, porušuje právní předpis a může být inspektorátem práce sankcionován za porušení své povinnosti určovat nástup na dovolenou.

Na základě novelizace zákoníku práce s účinností 1. 1. 2021 bylo do ust. § 218 zákoníku práce vložen nový odstavec 6, který řeší nejmenší délku poskytované dovolené. Dle tohoto ustanovení může čerpání dovolené zaměstnavatel zaměstnanci s jeho souhlasem výjimečně určit v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny. Pokud je však zbývající část dovolené v kalendářním roce kratší i než polovina směny, je možné k vyčerpání této zbývající dovolené poskytnout dovolenou i na dobu kratší, než je polovina směny.

Žádost zaměstnance o převod dovolené

Zákoník práce od 1. 1. 2021 připouští, aby na základě písemné žádosti zaměstnance, s přihlédnutím k jeho oprávněným zájmům, bylo možné část dovolené převést do následujícího kalendářního roku. Může se jednat například o situaci, kdy zaměstnanec plánuje v dalším roce delší dovolenou nebo bude potřebovat volno z důvodu narození dítěte nebo studia apod.

Zaměstnanec tedy může využít možnosti dle ust. § 218 odst. 2 zákoníku práce a požádat o převod dovolené do roku následujícího. Zaměstnavatel může, ale nemusí takové žádosti vyhovět. Zaměstnavateli mohou bránit vážné provozní důvody, kupříkladu není možné zajistit zástup jiným zaměstnancem apod.

Rovněž je možné převést část dovolené na základě individuální písemné žádosti zaměstnance - takto lze s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance převést pouze dovolenou, která přesahuje 4 týdny (u pedagogických a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů). Pokud tedy zaměstnavatel poskytuje svým zaměstnancům např. 5 týdnů dovolené, může zaměstnanec písemně požádat o převedení pátého týdne dovolené do následujícího kalendářního roku.

Pokud zaměstnavatel poskytuje delší dovolenou nad rámec zákonné výměry, je možné tuto delší dovolenou převést na základě písemné žádosti zaměstnance. Podle zákoníku práce je základní výměra v podnikatelské sféře čtyři týdny. V organizacích, které poskytují kupříkladu pět týdnů, lze jeden týden navíc převádět na žádost zaměstnance. Zaměstnavatel sice žádosti vyhovět nemusí, zamítnutí požadavku by však měl řádně odůvodnit.

Ustanovení § 218 odst. 2 zákoníku práce představuje třetí případ, kdy nemusí být splněna povinnost zaměstnavatele určit zaměstnanci (vy)čerpání celé dovolené v daném kalendářním roce, za který náleží (prvními dvěma případy jsou naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele a překážky v práci na straně zaměstnance ve smyslu ust. § 218 odst. 1 zákoníku práce). Možné jsou i kombinace důvodů k převodu dovolené do dalšího roku, když je možný převod dovolené dle ust. § 218 odst. 1 zákoníku práce (pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody zaměstnavatele) a zároveň postup dle ust. § 218 odst.

Otázkou v případě tohoto převodu dovolené je, zda v dohodě o převodu dovolené určit termín jejího odloženého čerpání. Součástí dohody o převedení dovolené k čerpání v následujícím kalendářním roce ve smyslu ust. § 218 odst. 2 zákoníku práce nemusí být uvedení termínu, kdy bude dovolená čerpána. Zaměstnanec ani nemusí znát přesný termín, kdy bude dovolenou potřebovat (například narození dítěte). Pokud ale zaměstnanec termín zná, bylo by vhodné tento do dohody uvést.

Pokud termín čerpání dovolené nebude předem dohodnut, pak i pro smluvně převedenou dovolenou platí ust. § 218 odst. Pokud není dovolená vyčerpána v kalendářním roce, za který přísluší, dochází k jejímu převodu do roku následujícího a zaměstnavatel má nadále zákonnou povinnost tuto dovolenou zaměstnanci určit, a to tak aby došlo k jejímu vyčerpání nejpozději do konce tohoto kalendářního roku, tj. roku následujícího po roce, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.

V případě, že neurčí zaměstnavatel zaměstnanci dovolenou do 30. června následujícího kalendářního roku, přechází od 1. července právo určit dovolenou na zaměstnance. Právo na určení nevyčerpané dovolené z předchozího roku přechází na zaměstnance a je na zaměstnanci, zda tohoto oprávnění využije. Dostačující je, pokud nejpozději do 30. června následujícího roku určí zaměstnavatel zaměstnanci dovolenou z předchozího roku (např. na dny po vánočních svátcích). Není tedy nutné do 30. června následujícího kalendářního roku dovolenou vyčerpat, ale je nutné do tohoto data určit datum nástupu na dovolenou do 31. prosince.

Pokud tak zaměstnavatel neučiní, může od 1. července následujícího kalendářního roku zaměstnanec zaměstnavateli sdělit, že bude čerpat nevyčerpanou dovolenou z předchozího roku, a to v době, kterou si sám určí. Na rozdíl od zaměstnavatele, který má povinnost určit čerpání dovolené, u zaměstnance se jedná o jeho právo, nikoliv povinnost. Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodnou na kratší době.

Po 30. červnu následujícího kalendářního roku má právo určit dobu čerpání dovolené, na níž vzniklo zaměstnanci právo v předchozím roce, jak zaměstnavatel, tak i zaměstnanec. Dovolená bude čerpána na základě toho rozhodnutí o určení čerpání dovolené, které bylo učiněno dříve.

Shodná pravidla platí i u smluvně převedené dovolené. Pokud bude tedy část dovolené převedena na žádost zaměstnance dohodou se zaměstnavatelem k čerpání do roku následujícího ve smyslu ust. 218 odst. 2 zákoníku práce, zůstává zaměstnavateli povinnost určit ji zaměstnanci tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku dle ust. § 218 odst. 3. To znamená, že i smluvně převedená dovolená z roku 2021 do roku 2022 musí být vyčerpána do konce roku 2022.

Jestliže zaměstnavatel nemohl určit čerpání dovolené v kalendářním roce, ve kterém na ni vzniklo právo z naléhavých provozních důvodů nebo pro překážky v práci na straně zaměstnance nebo proto, že se zaměstnanec a zaměstnavatel dohodli v rozsahu převyšujícím 4 týdny a 6 týdnů u akademických pracovníků na převodu této části dovolené do následujícího kalendářního roku, je povinen určit tuto dovolenou tak, aby byla zcela vyčerpána nejpozději do konce příštího kalendářního roku. Neurčí-li zaměstnavatel dovolenou do 30. 6.

Čerpání převedené dovolené je zaměstnavatel povinen určit tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku, tj. převedená dovolená z roku 2023 musí být vyčerpána do konce roku 2024. Neurčí-li zaměstnavatel dobu čerpání převedené dovolené do 30. 6. následujícího kalendářního roku, tj. pro převedenou dovolenou z roku 2023 do 30. 6. 2024, vznikne právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanci.

Zaměstnanec sám o nástupu na dovolenou rozhodnout nemůže. Zaměstnanec může požádat o určení čerpání dovolené v určitém termínu a rozsahu, vždy však musí vyčkat rozhodnutí zaměstnavatele, kterým je mu daný termín a rozsah schválen.

Dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel dle rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace. Pokud u zaměstnavatele odborová organizace nepůsobí, sestavuje rozvrh čerpání dovolené zaměstnavatel sám. Zákoník práce nestanoví blíže formu a způsob vedení rozvrhu čerpání dovolené. Doba čerpání dovolené by měla být určena tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo.

Pokud je dovolená zaměstnanci poskytnuta v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné délce čerpané dovolené. Čerpání dovolené po částech by tedy mělo být spíše výjimkou, v praxi je však pravidlem. Určenou dobu pro čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen zaměstnanci oznámit s předstihem.

Zaměstnavatel je povinen tuto dobu oznámit písemně zaměstnanci nejméně 14 dnů dopředu, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Takto určenou dovolenou je zaměstnavatel povinen oznámit zaměstnanci písemně alespoň 14 dnů předem, není-li se zaměstnancem dohodnuta kratší doba pro oznámení. Zaměstnanec může také kdykoli zaměstnavatele o čerpání dovolené požádat.

Dovolenou za kalendářní rok je možné převést do roku následujícího jen z jednoho ze tří důvodů:

• Písemné žádosti zaměstnance o převod části dovolené přesahující základní výměru,
• Naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele,
• Celodenní překážky v práci, pro něž nebylo možno čerpání dovolené určit.

Zaměstnanci dovolená nemůže propadnout a převede se do dalšího kalendářního roku, ovšem její nevyčerpání v daném kalendářním roce bez zákonných důvodů je pochybením na straně zaměstnavatele, které může být postihnuto ze strany Státního úřadu inspekce práce,“ míní Hekšová.

I když zaměstnanec nepožádá o převod dovolené do následujícího kalendářního roku, anebo mu zaměstnavatel nevyhoví, stejně mu právo na dovolenou nezanikne a převede se,“ upozorňuje advokát David Borovec z advokátní kanceláře Borovec Legal.

V následujícím roce je převedenou dovolenou nutno zaměstnanci nekompromisně určit. Dovolenou převedenou z roku 2024 tedy musí zaměstnanec dočerpat v roce 2025. „Zákoník práce nepovažuje naléhavé provozní důvody na straně zaměstnavatele za důvod pro nevyčerpání staré dovolené v následujícím roce,“ doplňuje Borovec.

Důvodem dalšího posunu by mohla být pouze pracovní neschopnost, mateřská, anebo rodičovská dovolená. Bezprostředně po odpadnutí těchto překážek je zaměstnavatel povinen dobu čerpání dovolené zaměstnanci určit.

Zaměstnavatel musí zajistit, že zaměstnanec během roku vyčerpá celou dovolenou. Dovolená může být zaměstnavatelem převedena do dalšího kalendářního roku jen v případě, kdy vyčerpání dovolené brání překážky na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody, případně o převedení části dovolené požádá sám zaměstnanec.

Změna zaměstnání a převod dovolené

Ustanovení § 221 zákoníku práce upravuje dovolenou zaměstnance při změně zaměstnání. Smyslem tohoto ustanovení je zachovat dovolenou, na níž vzniklo zaměstnanci právo i při změně zaměstnání, za účelem jejího čerpání u nového zaměstnavatele. Z ust. § 221 odst. 1 zákoníku práce vyplývá, že zaměstnanec může požádat, mění-li v průběhu kalendářního roku zaměstnání, aby mu nový zaměstnavatel poskytl dovolenou nebo její část, na kterou mu vzniklo právo u dosavadního zaměstnavatele.

Zaměstnavatel nemá povinnost žádosti vyhovět. Podmínkou je skutečnost, že skončení pracovního poměru u jednoho zaměstnavatele a vznik pracovního poměru u zaměstnavatele následujícího na sebe musí bezprostředně navazovat. Nezbytným předpokladem je vzájemná dohoda zaměstnance i obou zaměstnavatelů. Převod dovolené k novému zaměstnavateli je možný pouze po dohodě obou zúčastněných zaměstnavatelů.

Dovolená přechází k novénu zaměstnavateli, který by se měl domluvit s dosavadním zaměstnavatelem na úhradě náhrady mzdy (platu) za dovolenou. O převod dovolené jde i při změně zaměstnání v průběhu kalendářního roku (§ 221 zákoníku práce), pokud se oba zaměstnavatelé (stávající a nový zaměstnavatel) dohodnou na úhradě náhrady mzdy nebo platu za tu část dovolené, na kterou by zaměstnanci u příslušného zaměstnavatele nevzniklo právo.

Podmínkou je, že o tento postup požádá zaměstnanec nejpozději před skončením pracovního poměru. Touto úpravou se má zejména umožnit, aby si zaměstnanec mohl vybrat celou dovolenou, časově situovanou z různých rodinných a osobních důvodů do období pracovního poměru u nového zaměstnavatele. Není však povinností obou zaměstnavatelů s tímto postupem souhlasit. Změnou zaměstnání se rozumí skončení pracovního poměru u dosavadního zaměstnavatele a nástup zaměstnance do pracovního poměru u nového zaměstnavatele.

Jiná právní úprava platí pro případy uvolnění zaměstnance pro výkon veřejné funkce (§ 216 odst. 4 zákoníku práce). Jestliže byl zaměstnanec uvolněn pro výkon veřejné funkce, je povinna mu dovolenou nebo její část nebo nevyčerpanou část od předcházejícího zaměstnavatele poskytnout právnická nebo fyzická osoba, pro kterou je uvolněný zaměstnanec činný (například územní samosprávný celek). Naopak v případě, že si zaměstnanec nevyčerpal dovolenou nebo její část u právnické nebo fyzické osoby, pro kterou byl činný, musí mu ji poskytnout zaměstnavatel, ke kterému se vrátí po svém uvolnění.

Mezi zaměstnanci někdy panuje mylná představa, že si nevyčerpanou dovolenou mohou nechat proplatit. To je ale možné, jen pokud přechází do nového zaměstnání. Nárok na proplacení nevyčerpané dovolené zaměstnanci vzniká jen v případě ukončení pracovního poměru. Za žádných jiných okolností nevyčerpanou dovolenou proplatit nemůžete - ani kdyby o to zaměstnanec požádal.

Pokud nastane situace, kdy zaměstnance propouštíte pro nadbytečnost, kvůli organizačním změnám a podobně, obvykle jde o překážku v práci. Místo toho ale můžete zaměstnanci přikázat čerpání dovolené. Další možností je převedení dovolené k novému zaměstnavateli.

Pokud u vás zaměstnanec končí k 31. 12. a od 1. 1. Není možné ani proplácení dovolené po mateřské. Pokud o čerpání dovolené po mateřské dovolené žena požádá, zaměstnavatel jí musí vyhovět. Kompenzace za nevyčerpanou dovolenou se počítá stejně jako náhrada mzdy za dovolenou - odpovídá tedy výši průměrného hrubého výdělku. Ten se stanoví k prvnímu dni za uplynulé kalendářní čtvrtletí (tedy k 1. 1., 1. 4., 1. 7. nebo 1.