Jak nastavit automatickou odpověď v Outlooku pro klidnou dovolenou

Dovolená je nezbytná pro udržení zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí se ale během delšího odpočinku stresuje a říká si, jestli na něco přece jen nezapomněli. A jednou z důležitých věcí může být nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti, která vám zajistí klid při pobytu mimo kancelář. Automatická odpověď v nepřítomnosti je při odjezdu na dovolenou prakticky nutnost. Pokud preferujete klidný průběh i návrat z dovolené, měli byste se na vytvoření automatické odpovědi zaměřit.

Trendem moderní digitální doby je rychlost. Lidé jsou zvyklí na okamžitou odpověď a někteří bohužel předpokládají vaši dostupnost i na dovolené. Být neustále „online“ však může narušovat zdravou rovnováhu mezi vaším pracovním a osobním životem.

Musíte si uvědomit, že každý zaměstnanec, včetně těch pracujících na hlavní pracovní poměr (HPP), má ze zákona i podle pracovní smlouvy nárok na nerušenou dovolenou a odpočinek. Z těchto důvodů ještě před odjezdem k moři, do hor, pod stan, prostě kamkoliv si nastavte v aplikaci Microsoft Outlook automatickou odpověď „Out of Office“. Tím zachováte dekorum a všem dáte jasně najevo, že odepíšete nebo se ozvete až po vašem návratu z dovolené.

Ačkoliv většinu roku trávíme v práci od rána do večera, všichni si zasloužíme kvalitní dovolenou bez pracovního vyrušení. Kdo by chtěl řešit pracovní korespondenci během zaslouženého odpočinku, že? Na druhou stranu je důležité si udržovat profesionální vztahy s obchodními partnery a kolegy i v době vaší nepřítomnosti.

Proč je důležité nastavit automatickou odpověď?

• Informujete odesílatele o vaší nepřítomnosti.
• Uvedete kontakt na kolegu, který vás zastupuje.
• Zachováte profesionální image.
• Předcházíte nedorozumění a zpoždění v komunikaci.
• Můžete si užít chvíle offline naplno, aniž byste museli myslet na práci.

Zdroj: Shutterstock

Typy automatických odpovědí

Funkci Mimo kancelář alias Automatické odpovědi lze přizpůsobit v Outlooku různým situacím. Nemusí se nutně jednat jen o vaši nepřítomnost z důvodu čerpání dovolené. Přinášíme vám výčet nejčastějších druhů Out of Office zpráv (známých pod zkratkou OOO) a jak je efektivně nastavit.

1. Dovolená: Jsem na dovolené od [datum] do [datum] a budu mít omezený přístup k internetu. Odpovím Vám co nejdříve po mém návratu. Pro urgentní záležitosti kontaktujte [jméno] na [kontakt]. Děkuji za pochopení a trpělivost.
2. Pracovní cesta: Jsem na pracovní cestě do [místo] od [datum] do [datum]. Na všechny zprávy odpovím po návratu. Pro urgentní záležitosti volejte [telefonní číslo]. Na ostatní zprávy odpovím po skončení akce.
3. Omezená pracovní doba: Má pracovní doba je [čas] až [čas], [dny v týdnu]. Na Vaši zprávu odpovím během následujícího pracovního dne. V naléhavých případech volejte [telefonní číslo].
4. Nemoc: Z důvodu nemoci jsem dnes/od [Datum začátku] do [Datum konce] mimo kancelář. Bohužel mě skolila nemoc, takže jsem mimo dosah do [Datum konce].
5. Služební cesta: Jsem na služebce od [Datum začátku] do [Datum konce], takže možná nebudu reagovat hned.
6. Rodičovská dovolená: Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Užívám si rodičovskou dovolenou a jsem mimo kancelář až do [Datum návratu].

Při nastavování automatické odpovědi můžete nastavit také automatickou blokaci kalendáře v době, kdy budete mimo kancelář. Ostatní tak budou vědět, kdy jste pryč pouhým nahlédnutí do Vašeho kalendáře. Další možnost, kterou můžete při nastavování automatické odpovědi zvolit je odmítnutí a zrušení schůzek, které jsou na termín dovolené/služební cesty/apod. naplánované. Pro schůzky, které budou zrušeny, máte možnost také napsat zprávu, kterou Outlook odešle těm, kteří se měli schůzky zúčastnit. Samozřejmě práce Outlooku ještě nekončí.

Co by automatická odpověď měla obsahovat:

• Datum nepřítomnosti/návratu: Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět.
• Kontakt na zastoupení: Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání.
• Telefon pro urgentní případy: Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést.

Příklad: Děkuji za Vaši zprávu! Ve dnech od 20.6. do 27.6. jsem mimo kancelář.

Co by automatická odpověď neměla obsahovat:

• Příliš osobní nebo citlivé informace o důvodech vaší nepřítomnosti.
• Negativní komentáře týkající se vaší práce nebo kolegů.
• Vtipné nebo sarkastické poznámky, které mohou být špatně pochopeny. Vtipkování v automatických odpovědích skutečně nedoporučujeme. Existuje totiž velké riziko, že odesilatel pro váš vtip v danou chvíli nenajde pochopení.
• Přesnou lokaci vašeho pobytu během dovolené nebo pracovní cesty. Neuvádějte příliš osobní informace - Vyhněte se zbytečným detailům o vaší dovolené, zdravotním stavu nebo soukromých plánech.
• Složité nebo dlouhé věty, které mohou čtenáře odradit od čtení. Nepište příliš dlouhé nebo nejasné zprávy - Automatická odpověď by měla být stručná, jasná a k věci. Odesílatel by měl okamžitě pochopit, co se děje a na koho se má obrátit.
• Neodkazujte na neexistující kontakty nebo neinformované kolegy - Vždy se ujistěte, že kontaktní informace na vašeho zástupce jsou správné a aktuální.
• Není to zrovna typický prostor pro reklamu. Pokud se ale chystáte například na veletrh, na kterém byste se s dodavateli a zákazníky mohli potkat, je přímo žádoucí to ve vaší „omluvence“ zmínit.

10 tipů pro efektivní automatické odpovědi

• Buďte struční - držte se podstatných informací.
• Použijte jasný a výstižný předmět zprávy.
• Uveďte jasné časové období vaší nepřítomnosti.
• Poskytněte alternativní kontakt pro urgentní záležitosti.
• Vložte odkaz na relevantní zdroje nebo FAQ, které mohou pomoci vyřešit běžné dotazy.
• Přizpůsobte tón zprávy vaší firemní kultuře a příjemcům.
• Nastavte různé zprávy pro interní a externí kontakty.
• Uveďte, kdy lze očekávat vaši odpověď.
• Před aktivací automatické odpovědi si zkontrolujte pravopis a gramatiku.
• Obsah automatické odpovědi pravidelně aktualizujte.

Tipy na originální automatickou odpověď

Chcete do vaší automatické odpovědi vnést trochu nevšednosti? Pokud si to s ohledem na vaši firemní kulturu můžete dovolit, zakomponujte do vaší odpovědi trochu hravosti. Pokud je to relevantní, zahrňte do vaší odpovědi informaci o destinaci, kam se chystáte. Můžete zvolit i vhodná zajímavá fakta nebo citaci, které vaši odpověď oživí. Zapojte do své odpovědi nadsázku a hravost. Příjemce svou odpovědí pravděpodobně pobavíte.

Příklady:

• Užívám si zaslouženou dovolenou od [Datum začátku] do [Datum konce].
• Momentálně jsem na útěku před pracovními povinnostmi, a to až do [Datum konce].

Jak nastavit automatické odpovědi v Outlook pro Microsoft 365

1. V Office 365 si otevřete Poštu.
2. Vyberte Soubor > Automatické odpovědi.
3. Vyberte Odesílat automatické odpovědi.
4. Pokud nechcete, aby se zprávy hned rozesílaly, vyberte Odeslat pouze během tohoto časového rozsahu. Zvolte data a časy, pro které chcete nastavit automatickou odpověď.
5. Zadejte zprávu automatické odpovědi.
6. Výborně! Zbývá už ji jen nastavit. Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti. Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, potvrďte nastavení kliknutím na tlačítko "Uložit". To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití.
7. Pojmenujte pravidlo (např. Nastavte podmínky, pro které se má pravidlo spustit (např. Klikněte na OK a poté Použít. Vyplňte předmět a text zprávy.
8. Klikněte na Uložit změny.