Problematika cestovních náhrad je rozsáhlá, a ne vždy mají zaměstnanci či zaměstnavatelé přehled o tom, na co mají zaměstnanci nárok a jaké jsou konkrétní podmínky k dosažení cestovních náhrad a jak správně v některých případech postupovat.
Základní právní předpis, který vymezuje poskytnutí cestovních náhrad zaměstnancům, je zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů) s účinností od 1. 1. 2007. Zákoník práce rozlišuje poskytování cestovních náhrad zaměstnanci zaměstnavatele, který je státem, územním samosprávným celkem, státním fondem, příspěvkovou organizací, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů nebo školskou právnickou osobou zřízenou podle školského zákona a který je podnikatelským subjektem.
Co jsou to cestovní náhrady a kdy na ně vzniká právo?
Jedním z pojmových znaků závislé práce je to, že je vykonávána na náklady zaměstnavatele. To je uvedeno již v ustanovení § 2 odst. 2 zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce, v platném znění (dále též „zákoník práce“ nebo jen „ZP“). Dále pak zákoník práce v ustanovení § 151 stanovuje povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, a to ve stanoveném rozsahu a za stanovených podmínek. Může se tak jednat například i o náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance, které používá při výkonu práce.
Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i:
- Cesta mimo pravidelné pracoviště.
- Mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.
- Dočasné přidělení.
- Výkon práce v zahraničí, k čemuž dochází v případě, že se zaměstnancem bude v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí (případně i pravidelné pracoviště).
Kdo má nárok na cestovní náhrady?
Právo na cestovní náhrady mají především zaměstnanci v pracovním poměru. Nicméně se dává možnost i zaměstnancům, pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, sjednat si se zaměstnavatelem právo na cestovní náhrady.
U cestovních náhrad je typicky stanovována jejich minimální výše. Na druhou stranu však je těmto zaměstnavatelům umožněno, aby zaměstnancům poskytovali cestovní náhrady i vyšší nebo aby poskytovali i jiné druhy cestovních náhrad, a to buď na základě svého rozhodnutí nebo na základě dohody se zaměstnancem.
Ovlivnění cestovních náhrad zaměstnavatelem
Zaměstnavatel má sice povinnost nahradit zaměstnanci cestovní výdaje, které zaměstnanec vynaloží, ale sám může i přímo ovlivnit to, jaké cestovní výdaje zaměstnanci vzniknou a případně i v jaké výši. Zpravidla zaměstnavatel za tímto účelem zaměstnanci vydává tzv. „cestovní příkaz“, což je dokument nebo formulář, kde jsou jednotlivé podrobnosti konkrétní cesty zaměstnance stanoveny. Tímto způsobem může být předcházeno i případným sporům, neboť zaměstnanec má podmínky stanovené zaměstnavatelem respektovat. Na základě cestovních příkazů se pak zaměstnancům ze strany zaměstnavatele poskytuje i přiměřená záloha ke krytí cestovních výdajů.
Druhy cestovních náhrad při pracovní cestě
Jednotlivé druhy cestovních náhrad, které je povinen zaměstnavatel odměňující mzdou poskytovat zaměstnancům na pracovní cestě, jsou uvedeny v ustanovení § 156 odst. Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.
- Jízdní výdaje
- Náhrada výdajů za ubytování
- Stravné
- Náhrada nutných vedlejších výdajů
Stravné
Zaměstnavatel je povinen za podmínek stanovených zákoníkem práce poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu zvýšených stravovacích výdajů („stravné“). O nároku zaměstnance na stravné a jeho výši rozhoduje jen délka pracovní cesty a předepsaná výše stravného. A případně rozhoduje o výši stravného též to, zda zaměstnavatel zajistil stravování zaměstnanci v naturální podobě, pak se totiž za každé poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, stravné krátí.
Při zahraniční pracovní cestě přísluší zaměstnanci stravné v cizí měně. Výši základních sazeb stravného v cizí měně stanoví Ministerstvo financí vždy s účinností od počátku kalendářního roku. Výše stravného se vypočítá podle základní sazby, a to stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.
Náhrada za použití vozidla
Pokud zaměstnanci používají firemní vozidlo ke služebním účelům, nemají nárok na cestovné. Pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodnou, že zaměstnanec použije soukromé vozidlo, má zaměstnanec nárok na:
- Náhradu za spotřebované pohonné hmoty
- Amortizaci, což je příspěvek za opotřebení vozidla, který je stanoven výše uvedenou vyhláškou.
Další výdaje
Na základě doložených účtenek nebo faktur jste povinni zaměstnancům proplatit také další vynaložené náklady např. parkovné, poplatky za dálnici, jízdné MHD, apod.
Záloha na cestovní náhrady
Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud není dohodnuto, že záloha poskytnuta nebude. Zaměstnanec tedy o zálohu na pracovní cestu nežádá. Je povinností zaměstnavatele mu ji poskytnout. Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.
Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné.
Vyúčtování cestovních náhrad
Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování. Zákoník práce stanoví v § 183 odst. 3 ZP pořádkovou lhůtu, podle které je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po návratu z pracovní cesty předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné pro vyúčtování pracovní cesty a vrátit nevyčerpanou zálohu. Stejně tak je desetidenní lhůta stanovena i zaměstnavateli, a to ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem. V této lhůtě je zaměstnavatel povinen provést vyúčtování a uspokojit oprávněné zájmy zaměstnance.
Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec předložit příslušné doklady prokazující oprávněnost výše jednotlivých druhů cestovních náhrad a uvést časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také okamžiky překročení státních hranic příslušných států.
V případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):
- v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,
- v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,
- v české měně,
- v jakékoli kombinaci uvedených měn.
Pokud byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, vznikne doplatek, který zaměstnavatel zaměstnanci vyplatí v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.
Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu
V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Ve většině případů jsou pro přepočet použity kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (např. při nákupu cizí měny, převodu finančních prostředků mezi pokladnou a bankovním účtem apod.). Účetním kurzem se rozumí aktuální kurz ČNB, pevný kurz nebo kurz, za který byla cizí měna nakoupena.
V případě přepočtu měn se při poskytování cestovních náhrad v některých případech použije odlišný kurz stanovený v § 183 a 184 ZP. Jedná se o případy, kdy musí být přepočteny částky, které budou se zaměstnancem vypořádány v české měně nebo v dohodnuté cizí měně, kdy se použijí následující kurzy stanovené zákoníkem práce:
- v případě, že zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady: kurzy vyhlášené ČNB a platné v den vyplacení zálohy, kurz doložený zaměstnancem, kterým byla poskytnutá záloha v zahraničí směněna na jinou měnu (např. dokladem o směně v bance nebo směnárně),
- v případě, že zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha na cestovní náhrady, bude použit kurz ČNB platný v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.
Zaokrouhlování
Podle tohoto ustanovení se částka, kterou má zaměstnanec vrátit zaměstnavateli v české měně, zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru. Stejným způsobem bude zaokrouhlen i doplatek - tedy situace, kdy záloha byla menší než vyúčtování a zaměstnavatel zaměstnanci doplatí cestovní náhrady do výše jeho nároku.
V praxi se účetní jednotky při zaokrouhlování cestovních náhrad odkazují na § 189 odst. 3 ZP. Podle § 189 ZP jsou zaokrouhleny částky uvedené ve vyhlášce č. 398/2023 Sb. Pro zaměstnavatele tento postup neplatí, nebude jej proto aplikovat. Zaměstnavatel bude při zaokrouhlování cestovních náhrad postupovat podle § 183 ZP. Na základě tohoto ustanovení bude částka, o kterou byla záloha vyšší než vyúčtované cestovní náhrady, zaokrouhlena na celé koruny směrem nahoru. Stejný postup při zaokrouhlování platí v případě, kdy zaměstnavatel doplácí zaměstnanci náhrady v českých korunách.
Příklad:
Zaměstnanec, který se vrátil ze zahraniční pracovní cesty, provedl vyúčtování cestovních náhrad. Záloha poskytnutá zaměstnanci zaměstnavatelem před pracovní cestou 600 EUR. Prokázané cestovní náhrady podle vyúčtování 659 EUR. Doplatek zaměstnanci 59 EUR. Doplatek zaměstnanci po přepočtu na českou měnu (kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy dne 6. 3. 2024) 59 × 25,360 = 1 496,24 Kč. Částka k výplatě zaměstnanci po zaokrouhlení 1 497 Kč.
Lhůty
Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu (pokud mu byla poskytnuta).
Nedohodnou-li se zaměstnavatel a zaměstnanec na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva - vyplatit mu stravné, pokud nebylo kryto zálohou.
Forma dokladů
Právními předpisy není stanoveno, jaké konkrétní písemné doklady je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Bude se jednat zejména o příslušné účetní doklady prokazující oprávněnost požadovaných náhrad, avšak zaměstnanec současně musí zaměstnavateli sdělit i další údaje podstatné pro určení výše cestovních náhrad.
Dokud však zaměstnanec tuto svou povinnost nesplní, není (nemůže být) zaměstnavatel v prodlení s plněním své povinnosti uspokojit práva zaměstnance, neboť povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit práva zaměstnance vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodne-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem jinak).
Účtování o cestovních náhradách
Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Prováděcí vyhláškou k tomuto zákonu je vyhláška č. 410/2009 Sb.
Příspěvkové organizace vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 - Účty a zásady účtování na účtech. Organizace v rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.
Při účtování o cestovních náhradách organizace použije celou řadu účetních dokladů - faktury, paragony, vyúčtování pracovní cesty, pokladní doklady, výpisy z účtů, interní doklady apod. Je nezbytné, aby použité účetní doklady i podklady pro vystavení vnitřních účetních dokladů byly průkazné a obsahovaly náležitosti stanovené § 11 ZoÚ.
| Účetní doklad | Popis |
|---|---|
| Faktury | Doklady za ubytování, dopravu apod. |
| Paragony | Doklady za drobné výdaje (parkovné, MHD) |
| Vyúčtování pracovní cesty | Souhrnný doklad o cestovních náhradách |
| Pokladní doklady | Doklady o výplatě zálohy a doplatku |
| Výpisy z účtů | Doklady o platbách kartou, převodech |
| Interní doklady | Doklady pro účely účetnictví |
Zanechat komentář