Kongresový cestovní ruch v České republice: Charakteristika a význam

Rostoucí potřeba výměny informací, které nelze získat jen studiem nových technologií, vyvolává potřebu organizovat odborné akce. Kongresový a incentivní cestovní ruch (MICE) přivádí do země bonitní účastníky a přináší významné ekonomické benefity. Česká republika se podle Mezinárodní kongresové asociace ICCA (International Congress and Convention Association) v roce 2023 umístila na 19. místě. Praha si udržela pátou pozici mezi evropskými městy a celosvětově skončila na šesté příčce.

MICE turismus neboli kongresový a incentivní cestovní ruch přitahuje bonitní účastníky různých kongresů, konferencí a firemních setkání, ale také zajišťuje stabilní příliv financí do české ekonomiky prostřednictvím výdajů na ubytování, stravování, dopravu a další služby.

Kongresová turistika je specializovaná forma cestovního ruchu, která zahrnuje soubor činností zaměřených na výměnu vědeckých a odborných poznatků a zkušeností spojených s cestováním a pobytem lidí v kongresovém místě. Jedná se o cestovní ruch, jehož hlavní náplní je účast klientů na kongresu, sympoziu, popř. jiné akci a zároveň jsou s akcí spojeny i další služby.

Z kongresového cestovního ruchu profitují především ubytovací kapacity všech kategorií, cateringové společnosti, půjčovny aut, dopravní společnosti, zábavní a spotřebitelský průmysl. Jedna z dalších výhod je ta, že mnohé velké kongresové akce se konají v jiné sezónnosti než při standardních programech (hl. sezona je září, říjen březen, duben). MICE turismus neboli kongresový a incentivní cestovní ruch přitahuje bonitní účastníky různých kongresů, konferencí a firemních setkání, ale také zajišťuje stabilní příliv financí do české ekonomiky prostřednictvím výdajů na ubytování, stravování, dopravu a další služby.

Agentura CzechTourism se systematicky věnuje podpoře MICE prostřednictvím Czech Convention Bureau, které je její součástí od roku 2010. I díky aktivitám Czech Convention Bureau se se Česko účastní nejvýznamnějších MICE veletrhů po celém světě, jako je například IMEX Americas, IBTM Mexiko nebo IBTM World. V letošním roce proběhla celá řada prezentací a workshopů v USA, ve Španělsku, v Polsku, ve Velké Británii nebo v Německu. Krásy Česka si osobně přijeli prohlédnout nákupčí ze Španělska, Německa, Mexika, Brazílie či Japonska.

„Už tradičně jsme byli hlavním partnerem třídenního mezinárodního MICE fora „Events Club Forum“, jehož třetí ročník se konal v červnu v Praze. O významu této akce svědčí fakt, že stejně jako v předchozích letech, i letos se jí zúčastnila více než stovka nákupčích z řad korporátních firem, agentur i mezinárodních asociací, což přispělo k navázání cenných obchodních kontaktů.

Czech Convention Bureau intenzivně podporuje rozvoj MICE turismu v jednotlivých regionech. „Máme radost, že se nám podařilo vytvořit síť partnerů napříč celým Českem, kteří sdílejí know-how a osvědčené postupy. Regionálním convention bureau s nabízíme bezplatné poradenství, konzultační služby i odborná školení nejen pro jejich zástupce, ale i pro regionální partnery. Zájem je velký - jen za loňský rok proběhlo více než 150 konzultací, ať už přímo v regionech či online, které doplnilo devět odborných workshopů a školení. Tím ale výčet edukačních aktivit nekončí. Jednou z našich stěžejních akcí je Czech Convention Bureau Inspirational Afternoon - odborná MICE konference, na kterou každoročně zveme přední zahraniční řečníky. Kromě edukační činnosti podporuje Czech Convention Bureau také vybrané aktivity regionálních convention bureaus zaměřených na edukaci či akvizici nových klientů.

Podle dat Českého statistického úřadu proběhlo v roce 2023 v Česku 12 tisíc akcí, které navštívilo 1,2 milionu hostů. Téměř polovina z nich se konala v Praze a bezmála 2 300 se jich uskutečnilo v Jihomoravském kraji. „Z dostupných dat pozorujeme trend, kdy výrazně roste počet menších akcí do 50 účastníků. Tvoří více než polovinu všech událostí. Jedná se zejména o korporátní setkání a obchodní schůzky.

Czech Convention Bureau hraje důležitou roli v mezinárodní spolupráci, například v rámci Strategické aliance evropských národních convention bureaus, která letos slaví 10 let od svého vzniku.

Charakteristika jednotlivých kongresových akcí

Kongresový cestovní ruch zahrnuje různé typy akcí, které se liší svou povahou, rozsahem a cíli. Mezi nejčastější patří:

• Kongres: Hromadné setkání diplomatických zástupců jednotlivých států za účelem řešení závažných otázek. Počet účastníků přesahuje 300, často i několik set až tisíc osob. Doba trvání bývá několik dnů a jednání probíhá zároveň v několika sekcích. Mohou se účastnit i významné osobnosti politického a společenského života.
• Konference: Rokování má podobný charakter jako kongres, jsou většinou časově kratší. Diskutuje se o konkrétním tématu a průběh a výsledky rokování jsou obsažené v závěrech, protokolu nebo usnesení. Počet účastníků bývá menší než na kongresu.
• Sympozium: Jedná se o přísně odbornou vědeckou konferenci úzce specializovaných odborníků, často se zahraniční účastí. Všichni účastníci se specializují na dané téma a charakteristickým znakem je monotematičnost. Počet účastníků nepřesahuje 300. Typickým příkladem jsou lékařská sympozia.
• Seminář: Setkání zaměřené na seznámení se s aktuálními problémy. Počet účastníků většinou nepřesahuje 50 osob a je vyžadována aktivní účast účastníků.
• Veletrhy: Jedná se o pravidelně pořádané prodejní akce výrobků a služeb širokého zaměření. Vystavují se reálné exponáty a akce bývají často prodejní nebo kontraktační. Bývají přístupné také laické veřejnosti.
• Výstavy: Bývají převážně nekomerční, například akce pořádané státními institucemi, společenskými hnutími nebo zájmovými společenstvími s charakterem převážně uměleckého, sběratelského a informačního typu. Jsou zaměřeny na informování veřejnosti o záměrech subjektů společenského života.
• Workshop: Hromadné kontraktační setkání profesionálních prodejců zboží a služeb s potencionálními kupujícími, kteří jsou stejného zaměření. Vedou se konkrétní dvoustranná obchodní jednání, často bývají na workshopech podepsané konkrétní smlouvy. Workshopy jsou často využívané v cestovním ruchu a organizují je buďto národní centrály (např. Agentura Czech Tourism), nebo konkrétní organizace (např. zahraniční lyžařské středisko v Alpách).

Progresivní skupinou produktů a formami výměny informací i vzájemných obchodních vztahů jsou potom výstavy a veletrhy, komerční prezentace a pracovní setkání tzv.

Z bezpečnostních, organizačních a dalších důvodů kongresové akce se pořádají v kulturně a společensky vyspělých zemích s vysokou politickou a ekonomickou stabilitou a vysokou úrovní poskytovaných služeb.

Pořádání kongresových akcí v ČR

Hlavní výhodou ČR z pohledu kongresového cestovního ruchu je její geografická poloha, s tím spojené dobré dopravní spojení a široká nabídka kulturních a historických památek. V dnešní době je již v ČR množství objektů, které jsou schopny nabídnout KCR (Kongresový cestovní ruch)na vyšší úrovni:

• Kongresové Centrum Praha
• Téměř všechny 4 a 5 hvězdičkové hotely jsou zaměřeny a vybaveny také na pořádání kongresových akcí
• Některé zámky (Židlochovice, Jemniště, Libochovice)

Česko je vhodným místem pro incentivní turismus pro 68 % respondentů z Německa. Akce incentivního turismu, stejně jako ty kongresové, v Česku pravděpodobně do dvou let uspořádají především ty německé firmy, které zaměstnávají maximálně 250 lidí. „Německý trh dlouhodobě vnímáme jako jeden z důležitých zdrojových MICE trhů. zastoupení zahraničních účastníků min.

Podmínky pro poskytování kongresových služeb

Pro úspěšnou realizaci kongresových akcí je potřeba splnit několik podmínek:

• Image destinace (státu): Pozitivní image je jedním z předpokladů pro úspěšnou kongresovou destinaci a zahrnuje celý komplex faktorů. K pozitivním faktorům patří politická stabilita, ekonomická vyspělost země a její kulturní a historické tradice, tradice vysoké úrovně poskytovaných služeb a opakovaná organizace významných akcí. Negativní image potom prakticky vyřazuje destinaci ze soutěže o pořádání významných mezinárodních kongresových akcí. Jedná se např. teroristické akce, volební výsledky, živelné a ekologické katastrofy aj.
• Kongresová města: Na image destinace navazují města, v nichž se tyto akce konají. Pro jejich kategorizaci existuje řada kritérií. Kongresová města se dělí do tří skupin:
  • Města první volby: Disponují ubytovací kapacitou 2-3 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček, mají mezinárodní letiště s přiměřeným spojením do hlavních světových center, mají jedno nebo více kongresových center, nabízejí vhodné přírodní turistické atraktivity v dostupném okolí, mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních zařízenínabízejí doprovodné služby v potřebné kvalitě.
  • Města druhé volby: Disponují ubytovací kapacitou 1-1,5 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček, mezinárodní letiště je v dojezdové vzdálenosti 2 hodiny, mají kongresové centrum, nabízejí vhodné přírodní a turistické atraktivity v dostupném okolí, mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních služeb v potřebné kvalitě.
  • Města třetí volby: Disponují ubytovací kapacitou 0,5-1 tisíc hotelových pokojů v kategorii 4 a 5 hvězdiček, mezinárodní letiště je v dojezdové vzdálenosti více než 2 hodiny, mají kongresové centrum, mají adekvátní rozsah stravovacích a zábavních zařízenínabízejí kompletní doprovodné služby v potřebné kvalitě.

Místa konání

Kongresové služby vyžadují specifické podmínky pro svoji realizaci a místa jejich konání lze rozdělit do několika kategorií:

• Kongresová centra: Jsou určena pro pořádání velkých akcí. Jsou vybavována technologiemi tak, aby zajistila vysoké technické podmínky a maximální komfort pro účastníky kongresů. (hlavní a několik vedlejších jednacích sálů, místnosti pro relaxace, delegáty, personál, tiskové středisko, gastronomické zázemí).
• Hotely a hotelové komplexy: Liší se od kongresových center zejména velikostí konferenčních prostor. Jsou zpravidla vhodné pro pořádání středně velkých a menších akcí. Největší přednost je ta, že hotely nabízejí komfort konání pracovních aktivit spolu s ubytováním a stravováním.
• Vysoké školy a univerzity: Vysoké školy jako místo konání kongresů disponují zpravidla vhodnými konferenčními prostory spojenými s pedagogickým a vědeckým zázemím a dále propůjčují kongresu akademické renomé. Určitou nevýhodou je neexistující ubytovací zázemí a nedostatečné gastronomické zázemí.
• Specifická místa konání: Jedná se o místa, která většinou slouží jiným účelům, a pro kongresové akce jsou používána spíše výjimečně. Konání kongresu nebo jeho části v takových prostorech má za cíl navodit potřebnou atmosféru nebo využít místa a jeho symboliky pro zvýraznění akce. V těchto místech nelze vždy zajistit absolutně dokonalé technické podmínky pro akci, ovšem prestiž a výjimečnost místa konání převyšuje vliv ostatních okolností. V Praze jsou to např. Pražský hrad, některé zámky.
• Telekongresy (videokonference): V současné době jsou velmi populární tzv. telekongresy, při kterých na hlavní rokovací sál jsou zvukově a vizuálně napojené další sály ve vzdálenějších místech. Pro účastníky znamenají úsporu cestovného, pobytových výdajů, času a umožňují širokou účast.

Kongresové centrum Praha

Organizátoři kongresových akcí

Je potřeba vysoký standart všech služeb, což mnohým zájemcům o uspořádání kongresové akce - výrobním, obchodním, výzkumným a jiným organizacím - chybí. Proto existují specializované cestovní kanceláře a agentury, které se zabývají organizováním těchto akcí. Tyto CK jsou známy ve dvou kategoriích:

• Professional Congress Organizer - PCO - Odborný organizátor kongresů
• Congress Travel Agent - CTA - Kongresová cestovní agentura

PCO (Odborný organizátor kongresu) při realizaci kongresu plní tyto úkoly:

• Připravuje rozpočet
• Navrhuje místo kongresu a jeho vybavenost
• Zajišťuje služby ubytování, leteckou a pozemní dopravu, stravu během akce
• Zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
• Zajišťuje rezervace účastníkům akce (eviduje přihlášky)
• Řídí organizaci a průběh doprovodné výstavy, zabezpečuje sponzoring
• Administrativně řídí průběh jednání v místě
• Zajišťuje bezpečnost akce

Při veškeré své činnosti vychází PCO ze zadání objednatele kongresové akce, který se zpravidla přímo účastní řešení zásadních úkolů a trvale s PCO komunikuje.

PCO mají vlastní profesní asociaci IAPCO - International Association of Professional Congress Organizer. Tato celosvětová asociace sdružuje přibližně 500 členských organizací.

CTA (Kongresová cestovní agentura) při realizaci kongresu plní tyto úkoly:

• Zajišťuje služby ubytování a pozemní dopravu
• Zajišťuje a koordinuje společenské programy a doprovodné akce
• Zabezpečuje na základě zadání tisk a výrobu materiálů pro jednání a na základě objednávky konkrétní propagační aktivity
• Zabezpečuje konzultace o destinaci

Úloha CTA při realizaci kongresové akce je limitovanější než PCO a v zásadě zajišťuje konkrétně zadané kongresové a další služby. PCO s CTA komunikuje jako se svým subdodavatelem.

V praxi se však hranice aktivit mezi PCO a CTA stírají a skutečná role organizátorů vychází z konkrétních podmínek každé akce.

Organizování kongresové akce

Dosažení spokojenosti všech účastníků kongresové akce předpokládá zabezpečení nejen velmi zajímavého odborného programu, ale i zabezpečení vysokého standardu všech ostatních služeb, které s kongresovou akcí souvisí. Poněvadž zabezpečení všech služeb u akce, která má např. 5.000 účastníků vyžaduje dostatek zkušeností a profesionální přístup, zabezpečují tyto akce buďto samostatné cestovní kanceláře, které se zabývají pouze touto činností, např. www.exponet.cz nebo velké cestovní kanceláře, např. ČEDOK, a.s. nebo www.euroagentur.cz mají vytvořené samostatné specializované pracoviště.

Menší akce si mohou zařídit samy hotely, které také mají zřízeno vlastní obchodní oddělení, jež dokáže pro klienta zorganizovat některou z akcí MICE.

Objednatel - subjekt, který má zájem uskutečnit kongres a který připravuje odborný program.

Organizátor akce - specializovaná cestovní kancelář, většinou PCO, který zabezpečuje veškeré služby, které s akcí souvisí.

Mezi objednatelem akce a jejím organizátorem (dále jen PCO) je uzavřena obchodní smlouva. Objednatel si vybírá (často v konkurzu) organizátora akce.

Objednatel rozhoduje na základě svých potřeb o cíli a věcném obsahu akce, přijímá rozhodnutí o počtu a struktuře účastníků, termínu a délce akce, o rozpočtu akce a finančním zajištění (sehnání sponzorů akce).

Je nejdůležitější, mnohdy měsíce (někdy i roky) před začátkem kongresové akce začíná příprava akce. Příprava zahrnuje tyto činnosti:

• Příprava odborného programu a zpracování časového plánu: Objednatel určuje hlavní referáty, diskusní příspěvky včetně jejich rozsahu. PCO pak zpracovává program, který se zasílá účastníkům.
• Určení místa akce a výběr rokovacích místností: Podle zadání od organizátora, který určí základní charakter akce (především její velikost) PCO vybere místo konání.
• Vybavenost technikou: Závisí od druhu akce, objednatel je povinný vybavenost technikou přesně definovat, protože pronájem techniky je cenově náročný.
• Zabezpečení dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb:
  • Dopravní služby: Dopravu do místa konání akce si platí účastníci sami, PCO pouze zařizuje dopravu v místě konání akce. Jedná se o zabezpečení případných transferů z letišť, vlakových nádraží, dále dopravu pro případné doplňkové služby - výlety pro účastníky popř. pro jejich doprovod.
  • Ubytovací služby: Účastníci akce si většinou ubytování platí sami, nebývá zahrnuto do účastnického poplatku. PCO však účastníkům akce nabízí a v případě zájmu rezervuje ubytování. Nabídka by měla být v různých kategoriích, aby si klienti mohli vybrat. Preferují se hotely vyšších kategorií. PCO zabezpečuje ubytování uzavíráním tzv.“Opčních smluv“ s dostatečným časovým předstihem.
  • Stravovací služby: PCO zabezpečuje především stravování během dne. Snídaně a večeře bývají součástí hotelových služeb při ubytování. Pokud si organizátor přeje, součástí akce mohou být také slavnostní rauty nebo bankety.
• Zabezpečení doplňkového programu a doplňkových služeb: Doplňkový program je rovnocennou součástí odborného programu. Záleží na druhu kongresu - velké kongresy mohou mít mimořádné divadelní představení (opera, balet), nabídku individuálního zabezpečení lístků na kulturní a sportovní akce. S nabídkou je potřeba účastníky seznámit předem - vhodný oděv, obuv. Část doplňkového programu se hradí z účastnického poplatku, část je fakultativní.
• Cenová kalkulace včetně účastnického poplatku: Cenová kalkulace vyžaduje shromáždění potřebných podkladů o cenách (přesných nebo předběžných) a jejich zpracování do souhrnné kalkulace. Je potřebné ji zpracovávat s předstihem, její výsledek je podklad pro rozhodování objednatele o způsobu akce, je podklad pro stanovení výše účastnického poplatku - vložného.

Kromě účastnického poplatku si platí účastníci sami dopravu do místa konání, ubytování, část stravy a část nebo celý doplňkový program. V účastnickém poplatku je kalkulováno především s těmito náklady:

• Nájem za pronájem rokovacích místností
• Úprava interiéru rokovacích místností
• Poplatky za případné zapůjčení a instalování techniky v rokovacích sálech
• Mimořádné dopravné - transfer
• Občerstvení během rokování
• Péče o účastníky
• Honoráře referujícím
• Tisk písemných materiálů
• Spoje a poštovné (pozvánky, telefon,)
• Cestovní náhrady spojené s zařizováním
• Vlastní náklad