Jak vyplnit vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem: Podrobný průvodce

V tomto článku se zaměříme na proces vyplňování vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem, zejména v kontextu zdravotní péče. Správné vyplnění tohoto dokumentu je klíčové pro získání proplacení nákladů od zdravotní pojišťovny.

Kdy máte nárok na proplacení cestovních nákladů?

O nároku na cestovné rozhoduje ošetřující lékař (praktický lékař nebo specialista), který zná aktuální zdravotní stav pacienta. Nárok vzniká v případech, kdy zdravotní stav pacienta neumožňuje přepravu běžným způsobem bez použití zdravotnické dopravní služby a ošetřující lékař souhlasí s přepravou osobním vozidlem. Podmínky vychází z § 36 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, a vyhlášky Ministerstva zdravotnictví ČR č. 319/2023 Sb.

Přeprava k lékaři/od lékaře soukromým vozidlem může být z veřejného zdravotního pojištění hrazena pouze v případě, kdy ošetřující lékař dle aktuálního zdravotního stavu pacienta indikuje zdravotnický transport sanitou a zároveň schválí (jako alternativní možnost) dopravu soukromým vozidlem. Důvodem indikace je vždy zdravotní stav pacienta, nikoli sociální důvody. Pojištěnec, jemuž je doprava soukromým vozidlem indikujícím lékařem schválena, nesmí vzhledem ke svému zdravotnímu stavu vozidlo řídit.

Jak získat potřebný tiskopis?

Povinností ošetřujícího/indikujícího lékaře je mít tiskopis Vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem k dispozici. Uvedený doklad má označení VZP 39/2020 a je stejný pro všechny zdravotní pojišťovny. Potřebný tiskopis, má mít vždy lékař, ale je volně k dispozici na stránkách VZP a můžeme si ho připravit sami (je stejný pro všechny pojišťovny) a nebo na něj můžeme zdravotníky navést, pokud jej nemají nebo na cestovné nejsou zvyklí.

Jak správně vyplnit tiskopis VZP 39/2020?

Řádným vyplněním a potvrzením tiskopisu lékař indikuje tento druh dopravy. Na tiskopisu vždy musí být vyplněna kolonka „Důvod k transportu“. Zde je nutné uvést zdravotní zdůvodnění pro úhradu přepravy (vyjádření typu „vyšetření“ apod. nestačí). Formulář nás navede na to, že je třeba mít potvrzenou každou jednotlivou cestu - tam i zpět, nebo jen tam, nebo jen zpět. Toto by mělo být vyplněno od zdravotníků (ať už to je lékař nebo sestra, která to v mnoha případech v praxi vykonává). Stejně jako důvod k přepravě, který je většinou udán konkrétní diagnózou.

Jeden tiskopis je určen vždy jen pro cesty k jednomu poskytovateli zdravotních služeb, max. Druhá strana dokladu slouží k evidenci návštěv pacienta na odborném ošetření/vyšetření. Poskytující lékař potvrdí vždy datum návštěvy pacienta. V případě, kdy není indikace pro cestu zpět, doplní poskytující lékař v místě razítka „ZPĚT NE“. Může nastat situace, že bude nutný transport sanitou, pak se vyznačí „ZPĚT SANITA“.

Proplácení cestovních nákladů

Přepravu hradí zdravotní pojišťovna ve výši odpovídající vzdálenosti nejbližšího smluvního poskytovatele, který je schopen požadovanou péči poskytnout. Proplácí se pouze počet ujetých kilometrů za nejkratší cestu z místa výjezdu do místa určení, a to vždy jen jízdy s pacientem.

Po zaplnění celého formuláře nebo po ukončení léčby formulář zasíláme na svou zdravotní pojišťovnu k proplacení. Někdy trvá léčba dlouho a formulář u sebe máme měsíce, není třeba se obávat, že dojde k tomu, že by formulář přestal platit. Proplacení totiž můžeme uplatnit i tři roky zpětně (jen se může měnit úhrada za kilometr podle jednotlivých let).

Výše úhrady je stanovena dle aktuální sazby za km v okamžiku uskutečnění cesty do zdravotnického zařízení. Úhrada pro přepravu pacienta soukromým vozidlem v roce 2024 je stanovena ve výši Kč 7,892/km pro jízdy, které byly uskutečněny po 1. 1.

Příklad:
Pokud pacient najede 50 km k lékaři a zpět, a sazba je 7,892 Kč/km, celková náhrada bude 50 km * 7,892 Kč/km = 394,6 Kč.

Vypadá to celé moc komplikovaně? Pokud jsou důvody a vůle, vše jde snadno a takto probíhá většina proplácení „cesťáku“. Problémem bývá například, pokud je indikace k převozu jiná, než je oblast léčby (důvodem by byla spíše např. špatná mobilita).

Promlčecí lhůta

Na náhradu cestovních nákladů se vztahuje obecná tříletá promlčecí lhůta dle ustanovení § 629 zákona č. 89/2012 Sb. běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé.

Pokud máte jakékoliv dotazy, neváhejte kontaktovat svou zdravotní pojišťovnu. Například Všeobecná zdravotní pojišťovna má k dispozici infolinku (tel. 952 222 222), kde vám jeho pracovníci rádi poradí, popř. poskytnou další informace.

Cestovní příkaz (Cesťák)

Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů.

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu (například tuto, další vzor najdete níže v článku), případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách. V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí. Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.

Cesta po ČR vs. zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Cestovní příkazy v Excelu nebo na papíře vs. elektronicky

Jak už jsme popsali v úvodu článku, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Tiskopisy VZP

V tabulce níže naleznete seznam tiskopisů VZP, které mohou být relevantní pro zdravotnická zařízení a pacienty.

Kód tiskopisu	Název tiskopisu	Popis
VZP-01	Vyúčtování výkonů v ambulantní péči	Tiskopis pro vyúčtování zdravotních výkonů v ambulantní péči.
VZP-02	Vyúčtování výkonů v ústavní péči	Tiskopis pro vyúčtování zdravotních výkonů v ústavní péči.
VZP 39/2020	Vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem	Tiskopis pro vyúčtování náhrady cestovních nákladů soukromým vozidlem.
VZP-10	Recept	Tiskopis pro předepisování léků.
VZP-13	Poukaz na léčebnou a ortopedickou pomůcku	Tiskopis pro získání léčebných a ortopedických pomůcek.
VZP-15	Návrh na lázeňskou péči	Tiskopis pro návrh na lázeňskou péči.