Jak vyplnit cestovní příkaz: Kompletní průvodce

Cestovní příkaz (NU 07) je formulář určený pro zaměstnance nebo osoby vykonávající pracovní cesty, které je nutné evidovat pro účely cestovních náhrad. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů. Formulář vyplňuje zaměstnanec, který uskutečnil pracovní cestu, nebo osoba, která je odpovědná za administrativní evidenci pracovních cest.

Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.

Kdy vyplňovat cestovní příkaz?

Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady.

Cestovní příkaz se vyplňuje, když zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu. Přijde vhod například při posouzení, zda je úraz zaměstnance pracovním úrazem. Pokud dojde ke zranění na služební cestě schválené zaměstnavatelem na základě cestovního příkazu, je automaticky považováno za pracovní.

Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Je cestovní příkaz povinný?

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Žádný zákon nestanovuje povinnost používat formulář „Cestovní příkaz“.

Od roku 2012 se však zaměstnanec nemůže dobrovolně vzdát zákonného stravného. To znamená, že když ho zaměstnavatel vyšle na krátkou pracovní cestu např. na území Prahy, je povinen mu proplatit stravné v případě, že má zaměstnanec ve smlouvě jako místo výkonu práce uvedenou přesnou adresou v Praze.

Jak vyplnit cestovní příkaz krok za krokem

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Elektronicky vs. Papírově

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

Doprava a záloha

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Po návratu z cesty

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.

Firemní auto

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Vzor cestovního příkazu

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Pokud se vám zamlouvá tento formulář, můžete ho použít jako vzor vyúčtování pracovní cesty. Odkaz vede na Google Tabulky, odkud si vzor stáhnete do počítače do Excelu.

Cesta po ČR vs. zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Místo výkonu práce a cestovní náhrady

Už jsme zmínili, že pracovní cestou se dle zákona myslí vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

• Ve smlouvě je přesná adresa místa výkonu práce: za pracovní cestu se považuje vyslání zaměstnance kamkoli včetně území stejné obce.
• Podle smlouvy je místem výkonu práce celá obec: v tomto případě není cesta na území obce považována za služební a nebude tedy náležet stravné.
• Ve smlouvě je místo výkonu práce určeno šířeji (kraj, celá ČR…): pak se z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považuje obec, kde pracovník nejčastěji začíná své pracovní cesty.
• Jestliže z povahy práce vyplývá časté cestování, může se pro účely cestovních náhrad za místo výkonu práce považovat bydliště pracovníka.

Stejné podmínky platí i pro zahraniční pracovní cestu. Ta začíná překročením hranic ČR (v případě letecké dopravy odletem letadla).

Příklady

Příklad 1: Pan Novák pracuje ve společnosti jako obchodní zástupce. V pracovní smlouvě má sjednané místo výkonu práce na adrese, kde se nachází kanceláře firmy (např. Smetanova 3, Praha). Společnost se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Pan Novák tak bude pracovat v Kolíně, tedy mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz.

Příklad 2: Vezmeme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát je dle smlouvy místem výkonu práce pana Nováka celý Středočeský kraj. I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad totiž může být místo výkonu práce větší než jedna obec.

Příklad 3: Pan Dvořák také pracuje jako obchodní zástupce, ale v pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedeno město Praha. V tomto případě se nejedná o pracovní cestu a pan Dvořák nebude vyplňovat ani cestovní příkaz. V této situaci nemá nárok na vyplacení stravného.

Příklad 4: Pan Novotný je také obchodní zástupce a jeho místem výkonu práce dle pracovní smlouvy je přesná adresa kanceláří jeho zaměstnavatele (např. Dvořákova 4, Praha). Jelikož má pan Novotný přesně dané místo výkonu práce, je toto školení pro něj pracovní cestou a měl by vyplnit cestovní příkaz.

Příklad 5: Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do doby, než překročí hranice, má nárok na tuzemské (české) stravné.

Příklad 6: Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Pro účely stanovení cestovních náhrad můžeme místo výkonu práce pana Kačera stanovit podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s tou, kde má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít za předpokladu, že pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv.

Cestovní příkazy v POHODĚ

Tuzemské a zahraniční cestovní příkazy lze spravovat v ekonomickém systému POHODA, který nabízí různé funkce pro usnadnění a automatizaci celého procesu.

Tuzemské cestovní příkazy: Hodnoty uvedené v polích Středisko, Činnost a Zakázka se doplní na doklady vzniklé zaúčtováním cestovních příkazů. Tato agenda slouží k vytváření a vyúčtování tuzemských cestovních příkazů.

• Nový cestovní příkaz můžete založit několika způsoby: kopírováním (CTRL+K), pomocí šablony, klávesou INSERT nebo povelem Záznam/Editace/Vložit.
• Nový cestovní příkaz můžete také vytvořit přenesením jízdy pomocí povelu Přenos →/Kniha jízd → z nabídky Záznam.
• Pokud máte v agendě Uživatelské nastavení zatrženou volbu Používat průvodce zavedením tuzemského cestovního příkazu, je možné nový cestovní příkaz vytvořit prostřednictvím průvodce, kterého vyvoláte přes klávesu INSERT nebo povel Záznam/Editace/Vložit.

Záložky v POHODĚ

• Zálohy: Tato záložka slouží pro evidenci vyplacených záloh pracovníkům, kteří jsou vysláni na pracovní cestu.
• Etapy pracovní cesty: V řadách POHODA E1 a POHODA SQL můžete v agendě Přístupová práva definovat práva uživatelů k jednotlivým číselným řadám cestovních příkazů konkrétních účetních jednotek. Údaje vyplňte, pokud budete chtít provést vyúčtování pracovní cesty.
• Výdaje: Tato záložka sleduje výdaje spojené s pracovní cestou. Ke každé zadané částce je nutné vyplnit typ výdaje, podle kterého se výdaj přiřadí do správného sloupce na tiskové sestavě Vyúčtování pracovní cesty. Na tuto záložku zapište všechny výdaje a uveďte způsoby jejich platby (hotově, platební kartou, šekem). Výdaje, u kterých zadáte platbu v hotovosti, vstoupí do vyúčtování pracovní cesty, úhrady platební kartou nebo šekem jsou pouze evidenční.
• Stravné: Na tuto záložku se vygeneruje stravné, které náleží pracovníkovi po jednotlivých kalendářních dnech za celou dobu trvání pracovní cesty v rámci jednoho dne. Pokud zaměstnavatel zajistí svému zaměstnanci v průběhu pracovní cesty plně bezplatné stravování, stravné už pak neposkytuje. Zajistí-li bezplatné stravování částečně, výši stravného úměrně krátí.
• Náhrady: K vyčíslení náhrad za používání silničních motorových vozidel dojde v případě, že je ve formuláři cestovního příkazu u jednotlivých etap nastaven typ dopravy auto vlastní. Pokud je u vlastního vozidla vyplněn druh vlastnictví Soukromé, vygeneruje se základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Je-li vyplněn druh vlastnictví Soukromé-PHM, vygeneruje se pouze náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Základní náhrada v tomto případě pracovníkovi už nenáleží.
• Vyúčtování: Na této záložce dojde k výpočtu částky přeplatku nebo doplatku z vyúčtování pracovní cesty. Sloupec Celkem vyjadřuje součet hodnot ve sloupcích Záloha, Výdaje, Stravné a Náhrady. Přepočet vyúčtování proběhne okamžitě po změně hodnoty, která má na vyúčtování vliv.

Zahraniční cestovní příkazy v POHODĚ

Agenda slouží k vytváření a vyúčtování zahraničních cestovních příkazů. Ovládání a práce v agendě je prakticky shodná s agendou Tuzemské cestovní příkazy. V této části se proto budeme soustředit pouze na rozdíly mezi těmito agendami.

• Zálohy: Zálohy je zde možné evidovat v různých měnách. U všech záloh poskytnutých v různých měnách je nutné pro správné vyúčtování cestovního příkazu zadat stejné datum vyplacení zálohy.
• Etapy pracovní cesty: Ke každé etapě je třeba z výklopného seznamu doplnit pole Země. Podle vybrané země dojde ke stanovení stravného ve výši a měně, která je k příslušné zemi přiřazena podle vyhlášky, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně pro příslušný rok.
• Směny: Pokud pracovník při pracovní cestě směnil poskytnutou měnu na jinou, provedete zápis na tuto záložku. Do pole CM kurz uvedete kurz, za který směna proběhla. Při vyúčtování zálohy bude použit pracovníkem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu. Zatržením pole Použito určujete, který kurz uvedený u směny bude použit při vyúčtování zálohy poskytnuté pracovníkovi na pracovní cestu.
• Výdaje: Na tuto záložku zapište všechny výdaje uskutečněné v různých měnách.
• Stravné: Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel zaměstnancům poskytnout vedle stravného i kapesné v cizí měně do výše 40 % stravného. Výpočet stravného ovlivňuje sazba, která je nastavena u zvoleného pracovníka, délka trvání pracovní cesty a země, ve které pracovník strávil nejdelší dobu pracovní cesty v rámci jednoho dne.
• Vyúčtování: Po vyplnění zahraničního cestovního příkazu, resp. při změně údajů, program nabídne provedení vyúčtování. Po potvrzení se objeví průvodce, ve kterém je zapotřebí doplnit některé údaje a zkontrolovat ty vyplněné.

Zaúčtování cestovních příkazů v POHODĚ

Zaúčtovat tuzemské a zahraniční příkazy můžete povelem Záznam/ Operace/Zaúčtování příkazů... Zobrazí se průvodce Zaúčtování záloh a cestovních náhrad. Na první straně zvolte, ze kterých cestovních příkazů mají být cestovní náhrady zaúčtovány.

Na vytvořené doklady se můžete přepnout ze záložky Doklady.

Zaúčtované příkazy už není možné znovu zaúčtovat. Pokud je budete potřebovat zaúčtovat znovu, musíte nejprve úplně zrušit jejich zaúčtování, a to prostřednictvím povelu Záznam/Operace/Zaúčtování příkazů… V zobrazeném průvodci Zaúčtování záloh a cestovních náhrad zatrhněte volbu Zrušit zaúčtování cestovních příkazů.

Díky sestavám, které jsou dostupné v těchto agendách, můžete snadno vytisknout cestovní příkazy k pracovní cestě včetně jejího vyúčtování, přehled stravného podle zvoleného období, výdajů a náhrad.