Jak Správně Vyplnit Cestovní Příkaz: Vzor a Praktické Rady

Cestovní příkaz, známý také jako "cesťák", je dokument, který se vyplňuje se zaměstnancem před jeho vysláním na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například v případě řešení pracovních úrazů.

Ačkoliv žádný zákon nenařizuje zaměstnavatelům používání cestovních příkazů, usnadňuje tento dokument vyplacení stravného a cestovních náhrad zaměstnancům za služební cesty, což je povinnost zaměstnavatele. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí.

Kdy a Jak Vyplnit Cestovní Příkaz

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním. Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá, a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cestovní Příkaz Vzor: Co Musí Obsahovat

Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu.

Základní Informace v Cestovním Příkazu:

1. Informace o Zaměstnanci: Jméno, příjmení, pozice.
2. Účel Cesty: Popis důvodu služební cesty.
3. Destinace: Místo nebo místa, kam zaměstnanec cestuje.
4. Datum Cesty: Od kdy do kdy služební cesta probíhá.
5. Způsob Dopravy: Jakým dopravním prostředkem se zaměstnanec přepravuje.
6. Ubytování: Informace o zajištění ubytování.
7. Předpokládané Náklady: Odhad nákladů spojených se služební cestou.
8. Povinnosti Zaměstnance: Úkoly a povinnosti během cesty.

Zaměstnanec na konci dokumentu prohlašuje, že poskytnuté informace jsou správné a pravdivé, a připojí svůj podpis.

Cestovní příkaz v programu Money S3

Cesta po ČR vs. Zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Více Zaměstnanců na Cestě

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Elektronický vs. Papírový Cestovní Příkaz

Jak už bylo zmíněno, elektronický cestovní příkaz v účetním programu šetří spoustu času a papírování. Výpočet cestovních náhrad a vedení knihy jízd může zabrat spoustu času.

Časté Otázky a Odpovědi

Cestovní příkaz se vyplňuje, když zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu. Přijde vhod například při posouzení, zda je úraz zaměstnance pracovním úrazem. Pokud dojde ke zranění na služební cestě schválené zaměstnavatelem na základě cestovního příkazu, je automaticky považováno za pracovní.

Žádný zákon nestanovuje povinnost používat formulář „Cestovní příkaz“. Od roku 2012 se však zaměstnanec nemůže dobrovolně vzdát zákonného stravného.

Místo Výkonu Práce a Stravné

Pracovní cestou se dle zákona myslí vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.

• Ve smlouvě je přesná adresa místa výkonu práce: za pracovní cestu se považuje vyslání zaměstnance kamkoli včetně území stejné obce.
• Podle smlouvy je místem výkonu práce celá obec: v tomto případě není cesta na území obce považována za služební a nebude tedy náležet stravné.
• Ve smlouvě je místo výkonu práce určeno šířeji (kraj, celá ČR…): pak se z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považuje obec, kde pracovník nejčastěji začíná své pracovní cesty.
• Jestliže z povahy práce vyplývá časté cestování, může se pro účely cestovních náhrad za místo výkonu práce považovat bydliště pracovníka.

Stejné podmínky platí i pro zahraniční pracovní cestu. Ta začíná překročením hranic ČR (v případě letecké dopravy odletem letadla).

Příklady z Praxe

Příklad 1: Pan Novák pracuje ve společnosti jako obchodní zástupce. V pracovní smlouvě má sjednané místo výkonu práce na adrese, kde se nachází kanceláře firmy (např. Smetanova 3, Praha). Společnost se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Pan Novák tak bude pracovat v Kolíně, tedy mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz.

Příklad 2: Vezmeme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát je dle smlouvy místem výkonu práce pana Nováka celý Středočeský kraj. I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad totiž může být místo výkonu práce větší než jedna obec.

Příklad 3: Pan Dvořák také pracuje jako obchodní zástupce, ale v pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce uvedeno město Praha. V tomto případě se nejedná o pracovní cestu a pan Dvořák nebude vyplňovat ani cestovní příkaz. V této situaci nemá nárok na vyplacení stravného.

Příklad 4: Pan Novotný je také obchodní zástupce a jeho místem výkonu práce dle pracovní smlouvy je přesná adresa kanceláří jeho zaměstnavatele (např. Dvořákova 4, Praha). Jelikož má pan Novotný přesně dané místo výkonu práce, je toto školení pro něj pracovní cestou a měl by vyplnit cestovní příkaz.

Příklad 5: Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do doby, než překročí hranice, má nárok na tuzemské (české) stravné.

Příklad 6: Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Pro účely stanovení cestovních náhrad můžeme místo výkonu práce pana Kačera stanovit podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s tou, kde má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít za předpokladu, že pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv. vracet naprovozovnu.