Elektronický cestovní příkaz: Vzor a podrobné informace

Cestovní příkaz (CP) je klíčový dokument prokazující provedení pracovní cesty. Příkaz na služební cestu se vypisuje před začátkem pracovní cesty. Na základě cestovního příkazu má zaměstnanec (nebo OSVČ) právo na stravné a další cestovní náhrady. CP slouží také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například pro účel řešení pracovního úrazu.

Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Pracovní cesta je vyslání zaměstnance na služební cestu mimo jeho běžné pracoviště. OSVČ (živnostník) vysílá "sám sebe".

Žádný zákon zaměstnavatelům nenařizuje, aby cestovní příkazy používali. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje.

Forma cestovního příkazu není striktně dána. Důležitý je obsah a ne vzhled. Pracovník musí po skončení pracovní cesty do 10 pracovních dnů předložit zaměstnavateli vyúčtování.

Elektronická správa cestovních příkazů

Pro elektronickou správu a evidenci cestovních příkazů ze strany zaměstnance slouží webová aplikace e-Cestovní příkaz (dále jen eCP). Aplikace odpovídá principům stanovených zákonem č. 262/2016 Sb.

Proces administrace služební cesty můžeme rozdělit na úkony před cestou a po cestě. Před cestou je nutné, aby cestovatel založil elektronický cestovní příkaz (dokladová řada WCES) a předal jej ke schválení. V okamžiku schválení posledním ze schvalovatelů se v EIS Magion automaticky vytvoří obraz elektronického cestovního příkazu (dokladová řada CES). V Detailu cestovního příkazu klikněte na tlačítko „Předat ke schválení“. V dialogovém okně schvalovacího procesu můžete měnit vyplněné schvalovatele z nabídky.

Jak vyplnit cestovní příkaz

Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.

Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje.

Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.

V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců).

Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.

Vyúčtování cestovního příkazu

Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním.

K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.

Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet.

Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.

Cesta po ČR vs. zahraničí

Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic.

Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.

Automatické počítání cestovních náhrad

Automatické počítání cestovních náhrad v cestovním příkazu nejen pro tuzemské cestovní příkazy ale také pro zahraniční cestovní příkazy. Software přitom zohledňuje platnou legislativu pro uživatele z Česka a ze Slovenska.

Všechny údaje zaevidované v našem programu můžete libovolně zpětně upravit a znovu vytisknout nebo uložit do souboru. Při změně sazeb stravného nebo cestovních náhrad se automaticky provede přepočet náhrad v cestách, kterých se změna týká.

Funkcionalita cestovního příkazu obsahuje i možnost tisku prázdných tiskopisů. Pro případ potřeby manuálního vyplňování.

Ruční zadávání cestovního příkazu vyžaduje vyplnit několik políček. Což je časově zdlouhavé. Program se proto snaží uživateli vyjít vstříc. Část políček vyplní za vás. Obsahuje možnost duplikování již existujícího cestovního příkazu. Výrazně tak urychluje tvorbu dalšího nového cestovního příkazu. Postup při vyplňování cestovního příkazu je shodný s vyplňováním běžného papírového formuláře. Elektronické vyplňování a automatické doplňování v našem programu výrazně zkracují čas vyplňování.

Legislativní náležitosti

Vyplnění a podání cestovního příkazu se řídí zákoníkem práce (zákon č. 262/2006 Sb.) a příslušnými vyhláškami upravujícími poskytování cestovních náhrad. Formulář lze podat v tištěné podobě s fyzickými doklady nebo elektronicky, pokud to zaměstnavatel umožňuje.

Při vystavení CP se v něm uvádí:

• Jméno, příjmení a adresu trvalého bydliště pracovníka vyslaného na pracovní cestu.
• Informace ohledně pracovní cesty. Místo a čas zahájení pracovní cesty, místa jednání, účel cesty, místo a čas skončení pracovní cesty.
• Dopravní prostředky které byly použity na pracovní cestu.
• Poskytnuté zálohy na pracovní cestu, jejich výše zálohy a datum poskytnutí zálohy.
• Souhlas pracovníka s vysláním na pracovní cestu - podpis pracovníka.

Stávající cestovní náhrady u tuzemské a zahraniční pracovní cestě platné v roce 2025

Při tuzemské pracovní cestě existuje nárok na:

• Náhradu prokázaných cestovních výdajů.
• Náhradu prokázaných výdajů za ubytování.
• Náhradu prokázaných potřebných vedlejších výdajů.
• Náhradu prokázaných cestovních výdajů za cesty k návštěvě rodiny.
• Stravné.

Navíc patří zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě i:

• Náhrada prokázaných výdajů za pojištění nezbytných léčebných výloh v zahraničí.
• Náhrada prokázaných výdajů za povinné očkování a za doporučené očkování.

Podle ministerstva práce a sociálních věcí může pracovníkovi zaměstnavatel poskytnout při zahraniční pracovní cestě kapesné. V korunách nebo v cizí měně. Až do výše 40 % stravného poskytnutého pracovníkovi na zahraniční pracovní cestě. Kapesné, na rozdíl od ostatních náhrad, není povinná cestovní náhrada. Kapesné poskytnuté pracovníkovi je zdanitelným příjmem zaměstnance. O částku poskytnutého kapesného se mu zvyšuje hrubá mzda. To má dopad na výpočet odvodů do zdravotní pojišťovny, Sociální pojišťovny a také dopad na výpočet daně ze mzdy pracovníka.

Povinné náhrady za pracovní cesty Jsou-li do limitu stanoveného zákonem o dani z příjmů, nejsou pro pracovníka zdanitelným příjmem Jde o výše zmíněné cestovní náhrady, kromě kapesného do výše 40 %.

Výpočet stravného

Výše stravného se určí podle času stráveného na pracovní cestě. Aktuální sazby stravného (diety) pro tuzemské služební cesty v roce 2025 platné od 1.1.2025 jsou:

• Od 5 do 12 hodin - stravné má hodnotu 148 Kč.
• Nad 12 do 18 hodin - stravné má hodnotu 225 Kč.
• Nad 18 hodin - stravné má hodnotu 353 Kč.

Příklad cestovního příkazu a vyúčtování náhrad za stravné

Zaměstnanec vycestoval na pracovní cestu z Prahy do Brna. Z Prahy vycestoval v pondělí ve 14:00 hodin. Zpátky se vrátil ve středu ve 13:30 hodin.

Nárok zaměstnance na stravné:

• V pondělí byl na pracovní cestě od 14:00 do 24:00. To je 10 hodin a to představuje nárok na stravné ve výši 148 Kč.
• V úterý byl na pracovní cestě celých 24 hodin. To představuje nárok na stravné ve výši 353 Kč.
• Ve středu byl na pracovní cestě do 13:30. To představuje nárok na stravné ve výši 225 Kč.

Zaměstnanci patří za celou pracovní cestu stravné ve výši 726 Kč (148 + 353 + 225).

Kniha jízd Speedy

Hlavní částí programu Kniha jízd Speedy je modul cestovní příkaz. Umožňuje vyplnit, upravit a vytisknout cestovní příkaz a vyúčtování náhrad cestovního příkazu. V souladu se všemi náležitostmi podle zákona o cestovních náhradách.

Program dokáže automaticky aktualizovat nové, zákonem stanovené sazby cestovních náhrad. Není třeba manuální zadávání. Nemusíte se zdržovat hledáním, zda existuje nová sazba a jaká je její výše. Zároveň je v programu ponechána možnost tyto údaje zadat nebo editovat i manuálně.

Pro výpočet stravného a cestovních náhrad obsahuje program kompletní historický vývoj obou sazeb. Při vyúčtování pracovní cesty zpětně do minulosti se automaticky použijí sazby platné pro dané datum z minulosti. To umožňuje vytvářet cestovní příkaz i zpětně několik let dozadu.

Funkci hromadného vystavení cestovních příkazů budete rádi používat.

Vyúčtování pracovních cest může být časově náročné a často plné administrativních chyb. S naším programem se však můžete těmto problémům vyhnout. Šetří čas a minimalizuje chyby. Zaručujeme vám přesné výpočty bez zbytečného stresu. Jednoduché vyúčtování je jedním z benefitů tohoto programu. Nemusíte přepočítávat diety nebo cenu za pohonné látky. Vše máte na jednom místě, připraveno k okamžitému použití na pár kliků.

Modul cestovního příkazu dále umožňuje Přímé propojení na modul kniha jízd. To umožňuje hromadnou tvorbu cestovních příkazů ze stávajících záznamů v knize jízd. Případně naopak vytvořit knihu jízd z evidovaných cestovních příkazů. Hromadný tisk cestovního příkazu, což umožňuje vytvořit i vícedenní nebo vícetrasový cestovní příkaz. Bez omezení počtu tras nebo dní. Vytištěný cestovní příkaz má stejný vzhled jako originální formulář běžně používaný v praxi. Obsahuje všechny zákonem požadované informace. Možnost tisku prázdného tiskopisu. Možnost tisku do souboru (Word, Excel, OpenOffice, PDF, HTML). Plná podpora pro používání elektromobilů. Díky automatickému vytváření cestovního příkazu z již existujících jízd lze použít funkci samogenerování jízd. I zpětně za minulé roky. Automatické zjišťování počtu kilometrů a jízdního času mezi místem startu a cílem. Nezjišťuje se přímá vzdušná vzdálenost, ale reálná vzdálenost ujetá po stávajících silničních komunikacích. V plné verzi můžete evidovat neomezené množství vozidel a libovolný počet firem. Všechny tiskové sestavy jsou daňově uznatelné.

Program má dlouhou tradici a je plně ověřený časem a množstvím uživatelů. Legislativní aktualizace jsou samozřejmostí a navíc jsou bezplatné.

Chcete-li si náš program nejprve vyzkoušet, můžete nejprve začít se zkušební verzí. Stáhněte si bezplatnou verzi programu Speedy, kterou později stačí už jen zaregistrovat. Data zapsaná ve zkušební verzi se registrací neztratí a zůstávají v platnosti. Případně naopak je lze smazat a v plně funkční verzi můžete pokračovat bez zkušebních údajů.

Program Kniha jízd - Speedy s modulem cestovního příkazu lze používat nejen pod operačním systémem Windows ale i pod Linuxem. Foto/video ukázky některých obrazovek a funkcí programu. Podrobný popis produktu získáte stažením uživatelské příručky. Pro podrobné seznámení se s programem můžete využít i doplňkové školení programu.

Ceny programu Kniha jízd Speedy

Typ verze	Cena (nejsme plátci DPH)
Verze s možností evidování 1 auta	19 €
Verze s možností evidování 3 aut	33 €
Verze bez omezení evidování aut	49 €

Uvedené ceny platí pro evidování jedné firmy na jednom počítači. Za každou firmu navíc se přičte 50 % z původní ceny za verzi. Za každý počítač navíc, na kterém se bude používat program, se přičte 11 €. Při používání přes vzdálenou pracovní plochu (RDP přístup) se přičte 99 €. Licence se uděluje na 1 rok s následným prodlužováním na další období.