Cestovní náhrady: Definice, podmínky a právní úprava v České republice

Cestovní náhrady představují kompenzaci výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce mimo obvyklé pracoviště. Česká legislativa, zejména zákoník práce, detailně upravuje pravidla pro jejich poskytování. V tomto článku se podíváme na definici cestovních náhrad, podmínky jejich vzniku, druhy náhrad a související právní předpisy.

Pracovní a jiné cesty

Podle § 152 zákoníku práce se cestovními náhradami rozumí náhrady výdajů, které zaměstnanci vznikly při:

• pracovní cestě (§ 42 zákoníku práce),
• cestě mimo místo pravidelného pracoviště (§ 34a zákoníku práce),
• mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště (§ 81 a další zákoníku práce),
• přeložení k výkonu práce do jiného než sjednaného místa (§ 43 zákoníku práce),
• dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli (§ 43a zákoníku práce),
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, je-li to sjednáno nebo stanoveno (§ 177 zákoníku práce),
• výkonu práce v zahraničí (§ 172 a § 181 zákoníku práce).

Jedná se o náhradu jízdních výdajů, výdajů za ubytování, zvýšených stravovacích výdajů (tuzemské a zahraniční stravné), nutných vedlejších výdajů, případně rozhodne-li o tom zaměstnavatel, také kapesné při zahraniční pracovní cestě.

S výjimkou stravného, zahraničního stravného a kapesného musí jít o výdaje prokázané hodnověrnými doklady. Výjimky z nezbytnosti prokázání výše příslušného výdaje jsou uvedeny v § 157 odst. 2, § 158 odst. 3, § 159 odst. 2, § 164, § 167 a § 185 zákoníku práce.

Definice pracovní cesty

Pracovní cestou je podle § 42 zákoníku práce časově omezená cesta k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Při takové cestě pak zaměstnanci za stanovených podmínek přísluší všechny druhy cestovních náhrad. Podle § 156 odst. 2 zákoníku práce se pro účely poskytování cestovních náhrad za pracovní cestu považuje také cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Proto také u těchto cest přísluší zaměstnanci za stanovených podmínek všechny druhy cestovních náhrad. Vždy však musí jít o cestu za účelem výkonu druhu práce sjednaného v pracovní smlouvě podle § 34 zákoníku práce nebo takové činnosti, kterou zákoník práce za výkon práce považuje (viz např. § 230 zákoníku práce).

Výjimky a specifické situace

Protože jde zpravidla o cestu mimo místo pravidelného pracoviště, není v zásadě pracovní cestou cesta z místa bydliště nebo pobytu do místa pravidelného pracoviště a naopak. Výjimkou jsou mimořádné cesty k výkonu práce na pravidelné pracoviště mimo rozvrh směn zaměstnance.

Jak již bylo uvedeno, přísluší zaměstnanci cestovní náhrady vždy, když byl vyslán zaměstnavatelem vykonat práci sjednanou v pracovní smlouvě nebo vykonat činnost, které se podle zákoníku práce za výkon práce považují, a to mimo sjednané místo výkonu práce nebo mimo místo pravidelného pracoviště.

Kromě toho přísluší zaměstnanci cestovní náhrady také v případě, kdy zaměstnanec z vůle zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem vykoná cestu k výkonu práce mimo rozvrh směn do místa výkonu práce nebo místa pravidelného pracoviště.

Takovými případy jsou např. cesty při pohotovostní službě, při přesčasové práci, pokud se k výkonu této zaměstnavatelem nařízené práci přesčas musel zaměstnanec dopravit do místa výkonu práce či pravidelného pracoviště apod. Nejde ale např. o případy, kdy v rámci běžné pracovní směny vznikne potřeba pracovat déle.

Cestovní náhrady při přeložení a dočasném přidělení

Přeložení zaměstnance podle § 43 zákoníku práce má jiný pracovněprávní charakter než vyslání na pracovní cestu. Je-li zaměstnanec přeložen k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, přísluší mu podle § 152 písm. d) a § 165 odst. 1 zákoníku práce náhrady jako při tuzemské pracovní cestě. Podmínkou je, že místo výkonu práce, kam byl přeložen, není současně jeho bydliště. Jestliže se však zaměstnanec denně vrací do bydliště, doba strávená v tomto místě se nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného.

Podle ustanovení § 152 písm. e) a § 165 zákoníku práce přísluší zaměstnanci náhrada cestovních výdajů, které mu vznikly při dočasném přidělení k jinému zaměstnavateli podle § 43a zákoníku práce. V písemné dohodě o takovém dočasném přidělení může být sjednáno i nové pravidelné pracoviště. Není-li pravidelné pracoviště sjednáno, postupuje se při jeho zjištění pro účely cestovních náhrad podle § 34a zákoníku práce.

Po dobu dočasného přidělení zaměstnance k výkonu práce k jinému zaměstnavateli poskytuje zaměstnanci mzdu i cestovní náhrady nadále zaměstnavatel, který ho k jinému zaměstnavateli přidělil. Při poskytování cestovních náhrad se postupuje stejně jako při přeložení.

Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání

Cestovní náhrady při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru lze zaměstnanci poskytovat v případě, že je to s ním nejpozději při přijetí sjednáno (anebo je-li to stanoveno vnitřním předpisem zaměstnavatele), a to ve smyslu § 177 zákoníku práce v rozsahu a za podmínek uvedených v § 165 zákoníku práce.

Jde o tuzemské cestovní náhrady jako při přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu práce a nemůže tedy jít o cestovní náhrady za cesty ze zahraničí. Při přijetí příslušného zaměstnance do zaměstnání může přitom být např. sjednáno, že mu budou poskytovány náhrady jízdních výdajů soukromým vozidlem z místa bydliště do místa pravidelného pracoviště, náhrada výdajů za ubytování v místě pravidelného pracoviště apod., jako kdyby byl uvedený zaměstnanec na pracovní cestě.

Takovéto náhrady pak může zaměstnavatel příslušnému zaměstnanci podle § 177 odst. 1 zákoníku práce poskytovat do doby než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a v případě, kdy jde o pracovní poměr sjednaný na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru.

Přestěhuje-li se zaměstnanec do obce, ve které má místo výkonu práce, může mu zaměstnavatel poskytnout náhrady spojené se stěhováním, nejvýše však v rozsahu uvedeném v § 178 zákoníku práce.

Cestovní náhrady při výkonu práce v zahraničí

Poskytování cestovních náhrad při výkonu práce v zahraničí se ve smyslu § 172 zákoníku práce týká pouze zaměstnance, který má v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce a tedy i místo pravidelného pracoviště v zahraničí. Má-li tedy zaměstnanec v pracovní smlouvě sjednáno místo výkonu práce v zahraničí, přísluší mu za dny (dobu) první cesty z České republiky do místa výkonu práce anebo místa pravidelného pracoviště v zahraničí a zpět do České republiky náhrady cestovních výdajů jako při zahraniční pracovní cestě. Nejde o náhradu výdajů za dobu pobytu v zahraničí.

Pokud se souhlasem zaměstnavatele cestuje se zaměstnancem člen rodiny, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů, které vznikly tomuto členu rodiny, a to prokázaných jízdních výdajů, prokázaných výdajů za ubytování a prokázaných nutných vedlejších výdajů.

Podle § 181 zákoníku práce nepřísluší uvedenému zaměstnanci stravné za dobu pracovní cesty na území České republiky a zahraniční stravné v zemi místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Místo výkonu práce a místo pravidelného pracoviště

Podle ustanovení § 34 odst. 1 zákoníku práce musí pracovní smlouva obsahovat místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být sjednaný druh práce vykonáván. Místo výkonu práce může být sjednáno jako jedno nebo více konkrétních míst, ale také jako část obce, obec nebo i jako šířeji sjednané místo, např. kraj, Česká republika.

Má-li zaměstnavatel více pracovišť (provozoven, poboček, závodů apod.), je v řadě případů vhodné sjednat se zaměstnancem jako místo výkonu práce všechna pracoviště, protože pak nebude třeba souhlasu zaměstnance s vysláním k výkonu práce na příslušné pracoviště (viz § 42 odst. 1 zákoníku práce). Jestli zaměstnanci budou příslušet cestovní náhrady, bude záležet na tom zda, příp. jak, je s ním sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Při sjednávání místa pravidelného pracoviště je třeba přihlédnout k tomu, že místo pravidelného pracoviště je užší pojem než místo výkonu práce a že podle § 34a zákoníku práce nesmí být toto místo sjednáno šířeji než jedna obec. Není-li v pracovní smlouvě místo pravidelného pracoviště sjednáno, postupuje se při jeho určení pro účely cestovních náhrad podle § 34a zákoníku práce.

Místem pravidelného pracoviště je pak sjednané místo výkonu práce a v případě, kdy je místo výkonu práce sjednáno šiřeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které zaměstnanci nejčastěji začínají pracovní cesty.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:

• Jízdních výdajů,
• Jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• Výdajů za ubytování,
• Zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
• Nutných vedlejších výdajů.

Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP (viz předchozí). Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.

Druh náhrady	Popis
Jízdní výdaje	Náhrada za použití dopravních prostředků.
Výdaje za ubytování	Prokázané náklady na ubytování během pracovní cesty.
Stravné	Náhrada zvýšených stravovacích výdajů, stanovena vyhláškou.
Nutné vedlejší výdaje	Prokázané výdaje, které vznikly v souvislosti s pracovní cestou.

Daňová uznatelnost cestovních náhrad

Daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele jsou podle § 24 odst. 2 písm. zh) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“), cestovní náhrady do výše stanovené zákoníkem práce.

Protože v tomto ustanovení ani v zákoníku práce není pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře uveden žádný horní limit, jsou v této sféře v zásadě všechny cestovní náhrady poskytnuté zaměstnancům v souladu s § 152 zákoníku práce daňově uznatelné v neomezené výši.

Zaměstnavatel je však povinen postupovat také podle ustanovení § 6 odst. 7 písm. a) ZDP a případný rozdíl proti náhradám, které přísluší nebo může za stejných podmínek poskytnout zaměstnanci zaměstnavatel ve státní a příspěvkové sféře, musí u zaměstnance zahrnout mezi příjmy zdaňované podle § 6 odst. 1 ZDP. Stejná částka je také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a státní politiku zaměstnanosti.

Fyzická osoba-podnikatel, pokud si chce do svého základu daně z příjmů fyzických osob zahrnout cestovní náhrady, musí postupovat také v souladu s ustanovením § 24 odst. 2 písm. k) ZDP.