Mnoho zaměstnanců je více či méně často vysíláno na pracovní cesty. Zatímco začátkem roku se zabýváme novými sazbami či legislativními změnami, v tomto článku vám odpovíme na časté otázky, které dostáváme v souvislosti s pracovními cestami a cestovními příkazy. Dozvíte se, zda je cestovní příkaz povinný nebo jak místo výkonu práce ovlivňuje nárok na stravné během pracovních cest.
Pracovní cestou se podle zákoníku práce rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Povinnost jezdit na pracovní cesty není automatická, zaměstnavatel se musí se zaměstnancem na vyslání (vysílání) na pracovní cestu dohodnout. Pokud se tato cesta koná mimo území České republiky, jedná se o zahraniční pracovní cestu. Za pracovní cestu náleží zaměstnanci takzvané cestovní náhrady. Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj.
Co je cestovní příkaz?
Cestovní příkaz se vyplňuje, když zaměstnavatel vyšle svého zaměstnance na pracovní cestu. Cestovní příkaz neboli cesťák vyplňujete se zaměstnancem ve chvíli, kdy ho vyšlete na služební cestu. Na základě tohoto dokumentu má zaměstnanec nárok na stravné a další cestovní náhrady. Slouží ale také jako doklad o tom, kde se zaměstnanec v pracovní době nacházel, například kvůli řešení pracovních úrazů. Přijde vhod například při posouzení, zda je úraz zaměstnance pracovním úrazem. Pokud dojde ke zranění na služební cestě schválené zaměstnavatelem na základě cestovního příkazu, je automaticky považováno za pracovní.
Žádný zákon nestanovuje povinnost používat formulář „Cestovní příkaz“. Pokud na něm zaměstnanec ani zaměstnavatel netrvají, vyplňovat ho nemusí. Zaměstnavatel má ale povinnost vyplatit zaměstnancům za služební cesty stravné a cestovní náhrady a cestovní příkaz to usnadňuje. Cestovní příkaz se vyplňuje vždy, když pošlete zaměstnance na pracovní cestu - tedy ještě před jejím uskutečněním.
Pokud používáte účetní program či program na zpracování mezd, cestovní příkazy jsou v něm pravděpodobně obsaženy. Zaměstnanec v programu vyplní, kdy a kam se chystá a nadřízený mu cestu schválí. Například v programu Money S3 vidíte často vystavované příkazy a jednoduše z nich vytvoříte nový. Případně si přetáhnete cestu z Knihy jízd a program z ní příkaz vygeneruje. Další variantou je vyplnit papírový cestovní příkaz. Pokud pro něj nemáte formulář, doporučujeme stáhnout šablonu z internetu, případně koupit již vytištěné šablony v kancelářských potřebách.
V příkazu musí být uvedený také dopravní prostředek - ten může zaměstnanci do cestovního příkazu dopsat nadřízený. Záleží hlavně na interním nastavení procesů (stačí uvést druh vozidla, a pokud zaměstnanec pojede vlastním, tak i obsah válců). Zaměstnanec může na služební cestu dostat zálohu až do výše kompletních cestovních náhrad. Zda zálohu dostane, či ne, záleží na vašem rozhodnutí.
Jakmile se zaměstnanec z pracovní cesty vrátí, vyplní zadní část příkazu o průběhu pracovní cesty. Zde do kolonek vypíše jednotlivé přesuny z místa na místo (čas odjezdu a čas příjezdu). Tuto část vyplní zaměstnanec společně s účetním. K vyplněnému příkazu zaměstnanec předloží také doklady za všechny výdaje spojené s prací - například nocleh, poplatky za vjezd či parkování, účtenky z oběda, zaplacení školení a podobně. Pokud jel zaměstnanec veřejnou dopravu, přiloží také jízdenky. Pokud jel vlastním autem, spočítá spotřebované palivo.
Dolní část příkazu jménem Vyúčtování pracovní cesty vyplňuje účetní, který provede vyúčtování pracovní cesty a vyplatí náklady. Pověřená osoba pak zaměstnanci z pokladny vyplatí všechny cestovní náhrady, případně je pošle na účet. Pokud zaměstnanec k pracovní cestě využil firemní auto, nezapomeňte přidat záznam do knihy jízd.
Cestovní příkaz nemá žádnou přesnou předepsanou podobu. Cesta po ČR vs. Ať už zaměstnanec cestuje po ČR nebo do zahraničí, cestovní příkaz vyplňuje stejným způsobem. V obou případech se používá ten stejný formulář. Jediný rozdíl je, že musí na zadní straně průběhu cesty oddělit překročení hranic. Pokud vyráží na služební cestu více zaměstnanců, musí každý vyplnit svůj cestovní příkaz. Jedou-li autem jednoho z nich, je nutné v cestovním příkazu odlišit, kdo je vlastník, aby bylo jasné, komu máte proplatit náhrady za pohonné hmoty.
Místo výkonu práce a cestovní náhrady
Už jsme zmínili, že pracovní cestou se dle zákona myslí vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Od roku 2012 se však zaměstnanec nemůže dobrovolně vzdát zákonného stravného. To znamená, že když ho zaměstnavatel vyšle na krátkou pracovní cestu např. na území Prahy, je povinen mu proplatit stravné v případě, že má zaměstnanec ve smlouvě jako místo výkonu práce uvedenou přesnou adresou v Praze (tzn.
Záleží na tom, jak je místo výkonu práce sjednáno v pracovní smlouvě:
- Ve smlouvě je přesná adresa místa výkonu práce: za pracovní cestu se považuje vyslání zaměstnance kamkoli včetně území stejné obce (např. Smetanova 3, Praha). Společnost se nyní pokouší uzavřít smlouvu s novým odběratelem, který sídlí v Kolíně. Pan Novák tak bude pracovat v Kolíně, tedy mimo sjednané místo výkonu. Znamená to, že bude vyslán na služební cestu a měl by vyplnit cestovní příkaz.
- Podle smlouvy je místem výkonu práce celá obec: v tomto případě není cesta na území obce považována za služební a nebude tedy náležet stravné. V této situaci nemá nárok na vyplacení stravného.
- Ve smlouvě je místo výkonu práce určeno šířeji (kraj, celá ČR…): pak se z hlediska cestovních náhrad za místo výkonu práce považuje obec, kde pracovník nejčastěji začíná své pracovní cesty. Jestliže z povahy práce vyplývá časté cestování, může se pro účely cestovních náhrad za místo výkonu práce považovat bydliště pracovníka.
Vezměme si obdobnou situaci z příkladu 1, ale tentokrát je dle smlouvy místem výkonu práce pana Nováka celý Středočeský kraj. I v tomto případě se bude jednat o pracovní cestu. Z hlediska cestovních náhrad totiž může být místo výkonu práce větší než jedna obec.
Pan Kačer pracuje jako servisní technik. V pracovní smlouvě má jako místo výkonu práce sjednaný celý Středočeský kraj a Prahu. Pro účely stanovení cestovních náhrad můžeme místo výkonu práce pana Kačera stanovit podle místa trvalé provozovny zaměstnavatele. Další možností je stanovení místa výkonu práce dle bydliště pana Kačera, pokud se tato obec neshoduje s tou, kde má zaměstnavatel provozovnu. Tento postup lze použít za předpokladu, že pan Kačer na pracovní cesty vyjíždí rovnou z domu a nemusí se tzv.
Stejné podmínky platí i pro zahraniční pracovní cestu. Ta začíná překročením hranic ČR (v případě letecké dopravy odletem letadla). Pan Kohout byl vyslán na jednání do Bratislavy. Pan Kohout by měl vyplnit cestovní příkaz, protože se jedná o pracovní cestu mimo sjednané místo pracovního výkonu. Do doby, než překročí hranice, má nárok na tuzemské (české) stravné.
Stravné a jeho výše
Zaměstnavatel je povinen za podmínek stanovených zákoníkem práce poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě náhradu zvýšených stravovacích výdajů („stravné“). Stravné je poskytováno jako paušální částka (bez ohledu na zaměstnancem skutečně vynaložené náklady). O nároku zaměstnance na stravné a jeho výši rozhoduje jen délka pracovní cesty a předepsaná výše stravného. A případně rozhoduje o výši stravného též to, zda zaměstnavatel zajistil stravování zaměstnanci v naturální podobě, pak se totiž za každé poskytnuté jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, stravné krátí. (Konkrétně jde 70 % částky stravného, na které by měl jinak zaměstnanec nárok, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin; 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin; 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. Stravné zaměstnanci vůbec nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla; 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.)
Sazby stravného platné od 1. ledna 2025:
Vyhláška zvyšuje sazby stravného pro státní a příspěvkovou sféru následovně:
- 148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pro podnikatelskou sféru jsou stanoveny následující minimální částky:
- 148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
- 225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
- 353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Tyto částky jsou minimální, zaměstnavatel tedy může zaměstnanci proplatit i jakoukoliv vyšší částku. Bude-li překročena částka horního limitu pro státní a příspěvkovou sféru, bude se jednat o zdanitelný příjem zaměstnance podléhající dani z příjmů a pojistnému na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
Pokud bude na pracovní cestě zaměstnanci poskytnuto bezplatně jídlo, výše stravného se krátí za každé poskytnuté jídlo (snídaně, oběd, večeře) o:
- 70 % u služební cesty v rozsahu 5 až 12 hodin,
- 35 % u služební cesty v rozsahu od 12 hodin do 18 hodin,
- 25 % u služební cesty v rozsahu nad 18 hodin.
Nárok na stravné zaniká úplně, dostane-li zaměstnanec zdarma dvě jídla během pracovní cesty v rozsahu až 12 hodin, nebo tři jídla při pracovní cestě trvající 12 až 18 hodin.
Zahraniční stravné
Nárok na zahraniční stravné při pracovních cestách je zakotven v zákoníku práce. Sazby cestovních náhrad se každoročně mění, aby bylo možné zajistit vysílaným zaměstnancům adekvátní finanční kompenzaci při zohlednění cenových rozdílů v každé zemi.
Pro rok 2025 se zvyšují sazby se zvyšují u více než 30 zemí, níže uvádíme sazby stravného u vybraných států:
| Země | Měna | 2025 | 2024 |
|---|---|---|---|
| Dánsko | EUR | 65 | 60 |
| Finsko | EUR | 65 | 55 |
| Chorvatsko | EUR | 50 | 45 |
| Itálie | EUR | 55 | 50 |
| Polsko | EUR | 50 | 45 |
| Rumunsko | EUR | 45 | 40 |
| USA | USD | 65 | 60 |
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné v plné výši, pokud stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne déle než 18 hodin. Stráví-li mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12-18 hodin, má nárok na 2/3 zahraničního stravného. V případě, že stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, má nárok na 1/3 zahraničního stravného.
Tyto částky se snižují, je-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo. A to o hodnotu (za každé poskytnuté jídlo - snídaně, oběd, večeře):
- 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,
- 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,
- 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.
Lhůty pro vyúčtování cestovních náhrad
Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu (pokud mu byla poskytnuta).
Nedohodnou-li se zaměstnavatel a zaměstnanec na jiné době, je zaměstnavatel povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit jeho práva - vyplatit mu stravné, pokud nebylo kryto zálohou.
Ke splnění povinnosti zaměstnance předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad lze využít například běžně dostupné tiskopisy (zpravidla označené jako „cestovní příkaz“); zaměstnanec (popřípadě zaměstnavatel) však může za účelem splnění uvedené povinnosti zvolit (stanovit) i jakoukoli jinou podobu této písemnosti.
Zaměstnavatel nemůže být v prodlení, pokud zaměstnanec nedoloží svůj nárok podklady
Povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit právo zaměstnance na stravné tedy vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodl-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiné době).
Dokud zaměstnanec nesplní svou povinnost předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování stravného (k určení výše stravného), není zaměstnavatel povinen provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit právo zaměstnance na stravné.
Elektronická kniha jízd nestačí
Nejvyšší soud ČR odmítl námitku zaměstnance domáhajícího se výplaty stravného soudní cestou, že jeho nárok na stravné potvrzuje elektronická kniha jízd vozidla, které mělo GPS, kterou jako důkaz navrhl, neboť zaměstnanec přehlédl, že povinnost zaměstnavatele vyúčtovat cestovní náhrady a uspokojit právo zaměstnance na stravné vzniká až po předložení písemných dokladů potřebných k vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, a to ve lhůtě 10 pracovních dnů od jejich předložení (nedohodl-li se zaměstnanec se zaměstnavatelem na jiné době), nikoli již v okamžiku, kdy zaměstnanec takovou pracovní cestu vykonal.
Elektronická kniha jízd nemůže sloužit k prokázání skutečnosti, že zaměstnanec splnil svou povinnost a předložil zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad (k určení výše stravného). Nadto elektronická kniha jízd sama o sobě nemůže sloužit ani k prokázání skutečnosti, že zaměstnanec při každé jízdě „služebním automobilem“ opatřeným GPS skutečně konal pracovní (a nikoli soukromé) cesty, konstatoval soud.
Zanechat komentář