Chystáte se služebně do zahraničí nebo do ciziny vysíláte své pracovníky? Nezapomeňte na pracovní cestovní pojištění. Oproti běžnému cestovnímu pojištění se liší rozsahem krytí či specifickými druhy připojištění.
Co by mělo pracovní pojištění do zahraničí zahrnovat?
Pojištění pracovní cesty do zahraničí je dobré nezanedbat.
Povinnosti související s vysíláním zaměstnanců do zahraničí
Vysílání zaměstnanců do zahraničí znamená pro firmu řadu povinností. Kromě dodržování českých zákonů si zaměstnavatelé musí ohlídat také pravidla hostitelského státu. Ta se napříč zeměmi pochopitelně liší. V rámci EU a zemí EHP ale platí sjednocené právní předpisy, které aktuálně upravují tři směrnice:
- Směrnice Rady a EP č. 96/71/ES,
- Směrnice Rady a EP č. 2014/67/EU,
- Směrnice Rady a EP č. 2018/957/EU.
Ne při všech zahraničních cestách musí být směrnice dodržované. Předpisy se vztahují na situace, které jsou definované jako vyslání pracovníka do zahraničí. Jde o případy, kdy:
- má podnik smlouvu s obchodními partnery v jiných zemích EU a z důvodu poskytování služeb vysílá pracovníky na určitou dobu do jiného státu,
- je pracovník vysílán do dalšího podniku zaměstnavatele (například do mateřské, dceřiné či sesterské společnosti), který sídlí v jiném státě EU.
Když tyto podmínky nejsou naplněné, jedná se o běžnou pracovní cestu. Do této kategorie spadá třeba účast zaměstnance na zahraničním veletrhu či jednorázovém školení.
Jedna z hlavních povinností zaměstnavatele při vyslání zaměstnanců do zahraničí se týká zajištění stejných pracovních podmínek, které jsou (ze zákona či na základě kolektivní smlouvy) platné v hostitelské zemi. Jde o podmínky upravující například:
- minimální dobu odpočinku,
- maximální délku pracovní doby,
- odměnu (včetně všech povinných částí),
- minimální délku placené dovolené za kalendářní rok,
- bezpečnost a ochranu zdraví při práci.
Pokud jsou podmínky v ČR pro pracovníky výhodnější než v hostitelské zemi, měl by je zaměstnavatel zachovat i při vyslání do zahraničí.
Zajištění formuláře A1
Zaměstnavatel dále musí před vysláním pracovníka informovat příslušné orgány hostitelské země a vyžádat si formulář A1. Vystavují ho okresní správy sociálního zabezpečení. Formulář slouží k potvrzení, že je vyslaný pracovník registrován v systému sociálního zabezpečení a nemusí proto hradit příspěvky v cizině.
Do žádosti o vydání dokumentu A1 je nutné uvést datum zahájení a ukončení vyslání pracovníka do jiné země EU. Maximální lhůta činí 24 měsíců. Poté musí zaměstnavatel požádat úřad o prodloužení platnosti formuláře nebo nechat zaměstnance přihlásit se do systému sociálního zabezpečení hostitelské země.
Cestovní náhrady a stravné
Před vysláním zaměstnanců do zahraničí musí zaměstnavatel zajistit jejich souhlas s pracovní cestou - buď přímo v pracovní smlouvě, nebo formou samostatné dohody. Každý zaměstnanec má povinnost před odjezdem vyplnit cestovní příkaz s údaji o cíli, účelu a délce cesty a po návratu ho doplnit o skutečné časy a vynaložené náklady.
Zaměstnanci vyslaní na pracovní cestu mají nárok na cestovní náhrady. Jsou určené zejména k pokrytí nákladů na:
- použití vlastního vozidla zaměstnance,
- cesty dalšími dopravními prostředky.
Podmínkou k proplacení výdajů je použití vlastních finančních prostředků zaměstnance. Pokud má dotyčný od zaměstnavatele k dispozici firemní platební kartu, nárok na cestovní náhrady nevzniká. K proplacení dochází na základě předložených dokladů o úhradě, ale například v případě stravného jsou náhrady upravené vyhláškami. Sazby se liší u platové sféry (veřejný sektor, vládní organizace a některé příspěvkové organizace) a mzdové sféry (soukromé firmy a ostatní zaměstnavatelé).
Stravné na tuzemských cestách
Jaké stravné náleží zaměstnancům při pracovních cestách po ČR?
| Délka pracovní cesty | Stravné v soukromé (mzdové) sféře | Stravné ve veřejné (platové) sféře |
|---|---|---|
| 5-12 hodin | 148 Kč | 148-176 Kč |
| 12-18 hodin | 224 Kč | 224-270 Kč |
| Více než 18 hodin | 351 Kč | 351-420 Kč |
Pokud bylo zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo (snídaně, oběd či večeře), na které pracovník finančně nepřispívá, dochází ke snížení stravného. Nárok klesá o:
- 70 % za každé jídlo při pracovní cestě v délce 5-12 hodin,
- 35 % za každé jídlo při pracovní cestě v délce 12-18 hodin,
- 25 % za každé jídlo při pracovní cestě delší než 18 hodin.
Zaměstnavatel může sazby také dobrovolně navýšit. Částku nad stanoveným minimem ale musí zaměstnanec dodanit.
Stravné na zahraničních cestách
Při zahraničních pracovních cestách mají vyslaní zaměstnanci nárok na stravné v cizí měně. K vyplácení dochází v českých korunách podle kurzu ČNB, který platí v den odjezdu do ciziny. Minimální sazby pro jednotlivé státy každoročně určuje vyhláška Ministerstva financí. Sazby jsou stanovené na každý den pracovní cesty. Je-li cesta kratší, připadne zaměstnanci:
- 1/3 základní sazby při pracovní cestě v délce 1-12 hodin,
- 2/3 základní sazby při pracovní cestě v délce 12-18 hodin,
- plná (nezkrácená) sazba při pracovní cestě delší než 18 hodin.
V případě, že je služební cesta do zahraničí v rámci dne kratší než 1 hodina, nárok na stravné nevzniká. Poskytnutí bezplatného jídla či jídla zahrnutého v platbě za ubytování vede ke krácení zahraničního stravného podle obdobného klíče jako u tuzemského stravného.
Jak se pojistit na práci v zahraničí
Stejně jako u jiných cest do zahraničí je nutné myslet také na cestovní pojištění, které pokryje náklady spojené s případným lékařským ošetřením. To se může v cizině vyšplhat klidně na částky v milionech korun. Klasické turistické pojištění ale na služební cesty nestačí. Je zapotřebí uzavřít speciální cestovní pojištění na pracovní cestu. V opačném případě by vám pojišťovna nemusela vyplatit pojistné plnění - například při úrazu způsobeném při výkonu povolání. Jak správně vybrat pracovní pojištění do zahraničí?
Manuální vs. administrativní práce
Při výběru pracovního pojištění do zahraničí musíte zohlednit charakter vykonávané činnosti. Rozhodující je, zda se jedná o manuální, nebo administrativní práci. Při manuální práci se zvyšuje riziko úrazů. Pojištění by proto mělo disponovat vyššími limity. Oproti pracovnímu pojištění pro administrativní práci bude o něco dražší. Pro některé obory (například zemědělství, průmysl či stavebnictví) pojišťovny připravují speciální typy pojištění. Obecně se tak děje hlavně u odvětví, kde platí přísnější legislativa. Pojištění na cestu do zahraničí má tedy svá specifika.
Pracovní pojištění pro zaměstnance
Cestovní pojištění zaměstnanců již dávno není produkt, který by kryl jen léčebné výlohy. Pojistnou ochranu pracovního pojištění do zahraničí zvyšují další připojištění. V případě služebních cest dává smysl zejména:
- pojištění odpovědnosti (proti škodám způsobeným na zdraví či majetku jiných osob),
- pojištění pracovního vybavení,
- pojištění vyslání náhradního pracovníka,
- pojištění storno poplatků (při neočekávaném zrušení cesty),
- pojištění předčasného návratu,
- pojištění právní ochrany,
- rozšíření asistenčních služeb.
Hodit se ale mohou i další připojištění typická spíše pro běžné turistické cesty - například pojištění ztráty, poškození a zničení zavazadel. Na zahraničním teambuildingu zase oceníte pojištění rizikových sportů či událostí, ke kterým došlo pod vlivem alkoholu.
Pracovní pojištění pro podnikatele
Základní rizika u pracovního cestovního pojištění pro podnikatele jsou stejná jako u zaměstnanců. Pojištění by ale dále mělo zohledňovat rizika spojená s podnikáním a konkrétním oborem činnosti. V nabídce pojišťoven narazíte například na pojištění proti ztrátě zisku, pojištění kybernetických rizik či pojištění pro případ únosu a vydírání. Samozřejmostí by mělo být také pojištění drahé výpočetní techniky nebo firemních aut.
Pracovní pojištění pro podnikatele se vyznačuje vyššími limity. U specifických profesí je lepší konzultovat možná rizika s pojišťovnou a nechat si vypracovat nabídku na míru.
Krátkodobé vs. dlouhodobé pracovní pojištění do zahraničí
Správně zvolené pracovní pojištění do zahraničí musí odpovídat frekvenci a délce plánovaných cest. V nabídce se setkáte s krátkodobým i dlouhodobým (typicky ročním) pojištěním. Některé pojišťovny nabízí rovněž pracovní pojištění s možností opakovaných výjezdů během roku, obvykle s pevně stanovenou maximální délkou jednoho výjezdu (například 90 dní).
Výhody krátkodobého pojištění na cesty do zahraničí spočívají především v nižších jednorázových nákladech a možnosti přizpůsobení produktu podle rizik konkrétní cesty či destinace. Pojištění si ale musíte sjednávat před každou cestou a snadno na něj můžete zapomenout. V praxi se krátkodobé pracovní pojištění do zahraničí hodí například u nepravidelných služebních cest nebo na prázdninovou brigádu.
Dlouhodobé cestovní pojištění pracovních cest přináší celoroční ochranu. Při častém cestování představuje jednodušší i levnější variantu. Dává vám ale méně flexibility při změnách pojistných podmínek. Toto pojištění v zahraničí ocení hlavně firmy, které vysílají zaměstnance do ciziny pravidelně či podnikatelé s mnoha zahraničními klienty. Alternativu tvoří pojištění pro opakované cesty s omezenou délkou. Podobný typ pracovního pojištění je oblíbený například mezi delegáty a turistickými průvodci.
Jednorázová pracovní cesta vs. práce na dálku ze zahraničí
Rostoucí popularita práce na dálku, kterou ještě umocnila pandemie koronaviru, přinesla relativně nový fenomén. Osoby pracující z domova si svoji „kancelář“ stále častěji přesouvají alespoň dočasně do ciziny. Práce na dálku ze zahraničí přináší výzvy na straně firem i pracovníků. Zaměstnavatelé řeší, jak v těchto případech zajistit podmínky BOZP či ochranu důvěrných informací. Zároveň si musí dát pozor, aby jim při dlouhodobém výkonu práce zaměstnance nevznikla v zahraničí tzv. stálá provozovna pro daňové účely. U zaměstnanců zase může dojít k přesunu daňového rezidentství do hostitelského státu.
Právě kvůli legislativním komplikacím řada firem práci na dálku ze zahraničí neumožňuje nebo výrazně omezuje. Daleko snazší je v tomto ohledu pozice osob vykonávajících práci na základě živnostenského listu.
Pojišťovny zatím na novou podobu pracovního režimu příliš nezareagovaly. Freelanceři vyznávající dobrodružný způsob života se tak obvykle spoléhají na celoroční cestovní pojištění (ideálně s připojištěním notebooku a další využívané elektroniky). Zaměstnanci, kterým firma práci online ze zahraničí umožní, mohou využít například pracovní pojištění s opakovanými výjezdy.
Jak vybrat nejlepší pojištění do zahraničí?
Sledujte limity pojistného plnění, což jsou částky, které vám pojišťovna v případě škody skutečně vyplatí. Čím vyšší, tím lepší. Důležité jsou zejména léčebné výlohy a odpovědnost za újmu třetím osobám. Tyto situace se mohou velmi prodražit. Běžně tyto škody sahají do statisíců až milionů korun. U léčebných výloh pojištěných na 10 milionů korun nebo na 100 a více milionů je přitom rozdíl v ceně pojištění zhruba 150 až 200 korun za týdenní dovolenou.
Co cestovní pojištění pokrývá?
- Úrazové pojištění - zajistí případné odškodnění při trvalých následcích nebo úmrtí
- Léčebné výlohy - ochrání před vysokými náklady na ošetření a převoz.
- Pojištění odpovědnosti - platí pro situace, kdy lidé způsobí škodu (například poškodí vybavení v hotelu) a podobně. Takové škody se mohou vyšplhat k milionovým částkám.
Dlouhodobé pojištění
Pokud cestujete často nebo na delší dobu, vyplatí se vám minimálně roční cestovní pojištění. Po přepočtu na den bývá levnější a vyplatí se. Navíc neřešíte, zda cestujete jen v rámci Evropy nebo mimo ni. Ceny se pohybují zhruba od 1 000 korun do 5 000 korun na celý rok. Záleží na rozsahu krytí nebo třeba na výši pojistných částek.
Pozor na hotelové ošetřovny
Je důležité, aby se klienti dostali do kvalitního a prověřeného zdravotnického zařízení, protože ne všechny kliniky jsou zcela bezpečné: „V hotelových ordinacích se bohužel často setkáváme s nekvalifikovanými lékaři. Běžně jde o nedostudované mediky, kteří mají za cíl posílat pacienty do pochybných spřátelených klinik, ve kterých si navíc účtují nepřiměřené ceny.“
Zanechat komentář