Zaokrouhlování cestovních náhrad: Průvodce výpočtem a pravidly

Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.

Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady

Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:

1. Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce: Jedná se o poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
2. Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Zde se jedná především o osoby, na které se však zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance. Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 ZOK a násl.), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).
3. Podnikatelé: Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje zákon o daních z příjmů za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje.
4. Osoby v mimopracovních vztazích: Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 OZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.

Právní úprava cestovních náhrad

Právní úprava cestovních náhrad je obsažena v několika zákonech:

• Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP): Upravuje cestovní náhrady v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele a v §§ 173 až 181 ZP speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (státní organizace).
• Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP): Vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti (§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP), a upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností (§ 24 odst. 2 písm. k) ZDP).
• Obecně závazné právní předpisy: Vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např. vyhláška MPSV upravující sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného a průměrnou cenu pohonných hmot. Dále vyhláška MF upravující výši základních sazeb zahraničního stravného.

Obecné zásady

Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a zbytek ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele. Tato zásada má omezení v případě státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení - horní hranice pro poskytování cestovních náhrad.

Daňová pravidla

Úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.

Příklad: Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt - společnost ALFA, a.s., stravné 200 Kč, pak částka 166 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti, ale částku 34 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní odvést sociální i zdravotní pojištění.

Pohled zaměstnavatele

Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele. Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance. Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 166 Kč a zbylých 34 Kč bude nedaňovým nákladem.

Základní pojmy

• Pracovní cesta: Časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.
• Místo výkonu práce: Jedna z podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Není-li sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
• Pravidelné pracoviště podnikatele: Místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů.

Cestovní výdaje

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

• pracovní cestě (§ 42 ZP),
• cestě mimo pravidelné pracoviště,
• mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení (§ 43 ZP),
• dočasném přidělení (§ 43a ZP),
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.

Druhy cestovních náhrad

Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:

• jízdních výdajů,
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• výdajů za ubytování,
• zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
• nutných vedlejších výdajů.

Paušalizace cestovních náhrad

Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem zjednodušení účtování a zhospodárnění jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.

Příklad: Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům - obchodním zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve výši 260 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní cestě.

Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Po ukončení pracovní cesty provádí zaměstnanec spolu se zaměstnavatelem vyúčtování.

Kurzy pro přepočet zahraniční měny na českou měnu

V souvislosti s pracovní cestou uskutečňuje zaměstnavatel celou řadu účetních případů, při kterých přepočítává zahraniční měnu na české koruny. Pro přepočet se používají kurzy stanovené v § 24 ZoÚ (účetní kurzy) nebo v § 183 a 184 ZP (pro vypořádání se zaměstnancem).

Zaokrouhlování

Částečně je předmětné zaokrouhlování upraveno v § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce. Tato právní úprava však „pokrývá“ pouze zaokrouhlení české měny, tj. vyúčtování tuzemských pracovních cest a zahraničních pracovních cest, pro které si zaměstnanci podle § 183 odst. 2 věty druhé zákoníku práce vyžádali zálohu v české měně.

Ve zmíněném § 183 odst. 3 poslední větě je pro zaměstnance přesně stanoveno, že částka, kterou má zaměstnanec zaměstnavateli vrátit v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru, a pro zaměstnavatele v § 183 odst. 5 poslední větě, že částka, kterou má zaměstnavatel zaměstnanci poskytnout v české měně, se zaokrouhlí na celé koruny směrem nahoru.

Je tedy zřejmé, že právní úprava pro zaokrouhlování v české měně je shodná pro zaměstnance i zaměstnavatele. Nutno však zdůraznit, že uvedené zaokrouhlování se týká vždy až konečné částky k vypořádání cestovního příkazu.

Zaokrouhlování cestovních náhrad u zahraničních pracovních cest v cizích měnách není právně upraveno. Lze proto doporučit, aby zaokrouhlování konečné částky k vypořádání bylo prováděno na dvě desetinná místa, a to proto, že všechny měny, ve kterých jsou stanoveny v příslušné vyhlášce základní sazby zahraničního stravného (tj. americké dolary, eura, anglické libry i švýcarské franky), mají setinky, a náhrady cestovních výdajů by tak bylo možno vypořádat. Samozřejmě, že i toto zaokrouhlení by platilo shodně pro zaměstnance i zaměstnavatele.

Položky průběžných částek při počítání náhrad cestovních výdajů (např. při snižování stravného z důvodu poskytnutí bezplatného jídla) se nezaokrouhlují - zaokrouhluje se až konečná částka každé pracovní cesty k vypořádání. To platí i v situaci, kdy zaměstnanec vyúčtovává několik svých pracovních cest na jednom tiskopise „cestovní příkaz“.

I v tomto případě musí být každá pracovní cesta vypočtena samostatně a teprve tyto jednotlivé zaokrouhlené částky mohou být sčítány do konečné úhrady zaměstnanci.

Příklad: Zaměstnanec, který se vrátil ze zahraniční pracovní cesty, provedl vyúčtování cestovních náhrad. Záloha poskytnutá zaměstnanci zaměstnavatelem před pracovní cestou 600 EUR. Prokázané cestovní náhrady podle vyúčtování 659 EUR. Doplatek zaměstnanci 59 EUR. Doplatek zaměstnanci po přepočtu na českou měnu (kurzem ČNB platným v den poskytnutí zálohy dne 6. 3. 2024) 59 × 25,360 = 1 496,24 Kč. Částka k výplatě zaměstnanci po zaokrouhlení 1 497 Kč.

Účtování o cestovních náhradách

Účtování územních samosprávných celků, příspěvkových organizací, státních fondů a organizačních složek státu se řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Prováděcí vyhláškou k tomuto zákonu je vyhláška č. 410/2009 Sb. V zájmu shodného postupu při účtování u vybraných účetních jednotek vydalo MF České účetní standardy (dále jen "ČÚS") č. 701 až 708.

Účetní jednotka	Postup
Příspěvkové organizace	Vytvářejí analytické účty v souladu s ustanovením bodu 3.2. ČÚS 701 - Účty a zásady účtování na účtech.
Organizace	V rámci syntetických účtů vytváří analytické účty. Nákladové a výnosové účty členíme podle jednotlivých druhů nákladů a výnosů a také pro daňové účely.