Tento článek se zabývá problematikou cestovních náhrad pro podnikatele (OSVČ) v České republice. Podnikatelé mohou uplatňovat cestovní náhrady pouze z cest mimo pravidelné pracoviště a tyto cesty musí mít zároveň souvislost s předmětem podnikání OSVČ. Pojďme se podívat na to, jaké náhrady lze uplatnit, jak se počítají a jaké jsou aktuální sazby.
Právní rámec cestovních náhrad
Oblast cestovních náhrad OSVČ je poměrně rozsáhlá a občas komplikovaná zejména v oblasti stanovení stravného v kombinaci s tuzemskou a zahraniční pracovní cestou v jeden den. Výdaje (náklady) na pracovní cesty upravuje ustanovení v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP, a to v maximální výši stanovené v zákoníku práce (zákon č. 262/2006 Sb., dále jen „ZP“). Náhrady podle zákona č. 262/2006 Sb, zákoníku práce. Zákoník práce a prováděcí předpisy stanoví minimální hranici stravného.
Zákon č. 2/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 586/1992 Sb. ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony, zásadně změnil ustanovení v § 24 odst. 2 písm. k) bod 3 tak, že došlo ke sjednocení možnosti použití „paušálních cen“ pohonných hmot, které doposud mohli uplatňovat podnikatelé na základě pokynů MF řady „D“ s tzv. vyhláškovými cenami pro zaměstnance, používající svoje vozidlo pro účely zaměstnavatele.
Důležité zákony a vyhlášky:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP): upravuje cestovní náhrady v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele.
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP): upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností.
- Vyhláška MPSV: upravuje sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot.
- Vyhláška MF: upravuje výši základních sazeb zahraničního stravného.
Druhy cestovních náhrad pro podnikatele
Podnikatel (OSVČ) má nárok na následující druhy cestovních náhrad:
- Stravné: Nárok na stravné vzniká po jedné hodině strávené v zahraničí.
- Ubytování: Výdaje na ubytování v rámci vícedenní pracovní cesty v tuzemsku či v zahraničí musí OSVČ doložit v prokázané výši, tedy dokladem za ubytování. V zákoně není omezena výše uplatněného výdaje na ubytování, kterou může podnikatel zahrnout do svých daňově uznatelných nákladů.
- Pohonné hmoty: Zaměstnanci v tomto případě mimo jiné přísluší základní náhrada (viz aktuální sazby základních náhrad) a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Při určení spotřeby pohonných hmot použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU. Pokud tento údaj v technickém průkazu (TP) vozidla není, vypočte se spotřeba jako aritmetický průměr z údajů uvedených v technickém průkazu. Stejně se postupuje i v případech, kdy je v TP uvedena jiná norma, než norma EU.
- Parkovné: Pan Smolík si na pracovní cestě zaplatil parkovací místo u hotelu, kde byl ubytovaný, ve výši 100 Kč za jednu noc. Parkovné ve výši 100 Kč je daňově uznatelný náklad v rámci pracovní cesty podnikatele.
Tuzemské stravné v roce 2025
Výši tuzemského stravného pro rok 2025 stanovuje vyhláška č. 475/2024 Sb. Dále se zvyšují minimální výše stravného o 8 až 20 Kč, a to na 148 Kč (u pracovní cesty v trvání 5 až 12 hodin), 225 Kč (12 až 18 hodin) a 353 Kč (nad 18 hodin), dosud minimální výše stravného činily 140 Kč, 212 Kč a 333 Kč. V nepodnikatelské sféře se stravné bude pohybovat v intervalech 148 Kč až 177 Kč, 225 Kč až 271 Kč a 353 Kč až 422 Kč.
Sazby tuzemského stravného pro rok 2025:
| Délka cesty | Soukromý sektor | Veřejný sektor |
|---|---|---|
| 5 - 12 hodin | 148 Kč | 148 - 177 Kč |
| 12 - 18 hodin | 225 Kč | 225 - 271 Kč |
| Více než 18 hodin | 353 Kč | 353 - 422 Kč |
Zaměstnavatelé v soukromém sektoru mají možnost libovolného zvýšení stravného pro své zaměstnance na služební cestě. V praxi se této možnosti ale nevyužívá. Veřejný sektor takovou možnost nemá a musí se držet daného rozmezí. Na stravné nemáte nárok v případě, že Vám zaměstnavatel poskytne stravu na cestu. Tehdy se stravné krátí. Nárok na stravné nemáte vůbec, pokud máte zajištěna 2 jídla na cestu délky 5 - 12 hodin a tři jídla na cesty délky 12 - 18 hodin.
Nově platí, že se cestovní náhrady krátí v případě, že na místě určení zaměstnanec dostane jídlo zdarma ve formě snídaně, oběda nebo večeře. Za každé jedno jídlo zadarmo se vypočítané stravné krátí následovně:
- o 70 % u krátké služební cesty (5-12 hodin)
- o 35 % u středně dlouhé služební cesty (12-18 hodin)
- o 25 % u dlouhé služební cesty (nad 18 hodin)
Zároveň nárok na stravné může zcela zaniknout, a to v případě , že zaměstnanec dostane u cesty v rozsahu 5-12 hodin dvě jídla zdarma a u cesty v délce 12-18 hodin tři jídla zdarma.
Zahraniční stravné v roce 2025
Sazby zahraničního stravného pro rok 2025 jsou stanoveny vyhláškou č. 373/2024 Sb. Pokud zaměstnanec stráví mimo území ČR méně než 1 hodinu, stravné se mu neposkytuje. Při vícedenních zahraničních pracovních cestách je nutné počítat zvlášť první a poslední den cesty, tj. Oproti loňsku se od 1. 1. 2025 mění sazby zahraničního stravného u 30 států. Jde například o Arménii, Černou Horu, Dánsko, Finsko, Chorvatsko, Irsko, Itálii, Maďarsko či USA, ze sousedních zemí se zahraniční stravné zvýšilo pouze u Polska, a to na 50 EUR.
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i vyšší stravné a kapesné do výše 40 % zahraničního stravného.
Talkshow s Janou: Cestovní náhrady
Doprava a pohonné hmoty
Sazba základní náhrady za použití vlastního vozidla na 1 km jízdy se od 1. 1. 2025 zvýšila na 5,80 Kč (dosud 5,60 Kč). Dále se zvyšují minimální výše stravného o 8 až 20 Kč, a to na 148 Kč (u pracovní cesty v trvání 5 až 12 hodin), 225 Kč (12 až 18 hodin) a 353 Kč (nad 18 hodin), dosud minimální výše stravného činily 140 Kč, 212 Kč a 333 Kč.
Náhrady cen pohonných hmot v roce 2025
- 35,80 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 95 (v roce 2024 to bylo 38,20 Kč)
- 40,50 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 98 (v předchozím roce 42,60 Kč)
- 34,70 Kč u motorové nafty (v předchozím roce 38,70 Kč)
- 7,70 Kč za jednu kilowatthodinu elektřiny (v roce 2024 to bylo 7,70 Kč)
Pokud takovým dokladem nedisponujete, byly s ohledem na ceny pohonných hmot stanoveny náhrady v následujících výších: stejné jako v seznamu výše.
Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %.
Příklad výpočtu cestovních náhrad
Příklad: Podnikatel (OSVČ) pan Smolík, zabývající se výrobou kovových konstrukcí, s místem pravidelného pracoviště v Táboře, se dostavil na obchodní jednání v Praze ohledně potenciální zakázky na výrobu a instalaci kovových schodišť pro nově postavenou průmyslovou stavbu. Podnikatel si zaplatil ubytování v hotelu na jednu noc, poskytnuté ubytování včetně snídaně (v ceně ubytování) ho stálo 2 000 Kč. Dále si podnikatel zaplatil hodinu v bazénu a masáž celkem za 1 500 Kč a zakoupil si večeři za 350 Kč.
Ačkoliv se jednalo v podstatě o tzv. marnou pracovní cestu, kdy plánovaný obchod nebyl uzavřen, jsou výdaje za uskutečněnou pracovní cestu za podmínek stanovených zákonem daňově uznatelné. Podnikatel si může uplatnit ve svých daňových nákladech cenu za ubytování, jejíž součástí byla snídaně, ve výši 2 000 Kč.
Pan Smolík vyjel ze sídla svého podnikání na jednání ve čtvrtek již v 5:00, následně si prohlédl stavbu a seznámil se s projektem, odpoledne vypracoval návrh na zhotovení díla a cenovou nabídku. Druhý den v pátek ráno podnikatel posnídal v hotelu, kde přenocoval (snídaně byla součástí ceny za ubytování).
- Čtvrtek: Na pracovní cestě podnikatel strávil celkem 19 hodin (od 5:00 do 24:00) a může si nárokovat stravné ve výši 353 Kč (dle sazeb pro rok 2025).
- Pátek: Na pracovní cestě podnikatel strávil 13 hodin (od 0:00 do 13:00) a může si nárokovat stravné ve výši 225 Kč (dle sazeb pro rok 2025). Jelikož však obdržel bezplatnou snídani, je nucen stravné krátit za každé takto poskytnuté bezplatné jídlo o 35 %.
Pan Smolík (neplátce DPH) použil k pracovní cestě motorové vozidlo zahrnuté v OM a skutečná spotřeba pohonných hmot doložená dokladem byla 600 Kč včetně DPH. Jedná se o nezbytné výdaje, které poplatník musel vynaložit k dosažení úspěšného uskutečnění cíle v rámci své pracovní cesty.
Zanechat komentář