Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.
Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady
Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:
- Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce: Jedná se o poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
- Další osoby s příjmy ze závislé činnosti: Zde se jedná především o osoby, na které se však zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance. Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 ZOK a násl.), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).
- Podnikatelé: Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje zákon o daních z příjmů za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje.
- Osoby v mimopracovních vztazích: Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 OZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.
Právní úprava cestovních náhrad
Cestovní náhrady upravují následující zákony a vyhlášky:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP): upravuje cestovní náhrady v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele a v §§ 173 až 181 ZP speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (státní organizace).
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP): vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti (§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP), a upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli (§ 24 odst. 2 písm. k) ZDP).
- Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP: např. vyhláška MPSV upravující sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného a průměrnou cenu pohonných hmot.
Obecné zásady cestovních náhrad
Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné, a zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele. Tato zásada má omezení v případě státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení - horní hranice pro poskytování cestovních náhrad. Daňová pravidla pak zajišťují, že i když budou zaměstnanci ostatních zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.
Příklad:
Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců státní organizace může být stanoveno v rozmezí 140 až 166 Kč. Zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od 140 Kč výše. Pokud společnost ALFA, a.s., poskytne zaměstnanci stravné 200 Kč, pak částka 166 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti, ale částku 34 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a odvést z ní sociální i zdravotní pojištění.
Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele. Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance. Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 166 Kč a zbylých 34 Kč bude nedaňovým nákladem. Ustanovení § 173 ZP však navíc stanoví, že tento zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon stanoví.
Základní pojmy
- Pracovní cesta: Časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním.
- Místo výkonu práce: Jedna z podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
- Pravidelné pracoviště podnikatele: Místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů.
Cestovní výdaje
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
- pracovní cestě (§ 42 ZP),
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení (§ 43 ZP),
- dočasném přidělení (§ 43a ZP),
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Cestovní náhrady u dohod
Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.
Druhy cestovních náhrad
Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:
- jízdních výdajů,
- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
- výdajů za ubytování,
- zvýšených stravovacích výdajů (stravné),
- nutných vedlejších výdajů.
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP. Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.
Paušalizace cestovních náhrad
Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.
Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance.
Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál. Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením.
Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.
Příklad:
Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům - obchodním zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve výši 260 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní cestě. Zaměstnavatel tuto částku vypočetl z následujících údajů: zaměstnanec vykoná v průměru 3 cesty hromadnou dopravou denně, jedna cesta 40 Kč; stravné v časovém pásmu 5 až 12 hodin zaměstnanci podle interní směrnice náleží ve výši 140 Kč (výše stravného platná pro rok 2024).
U podnikatelů - fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.
Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování
Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta.
Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Zaměstnanec je povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu.
Následně musí zaměstnavatel do 10 pracovních dnů od předložení dokladů cestovní náhrady vyúčtovat a uspokojit práva zaměstnance.
Paušalizace náhrad hrazených zaměstnanci dle § 6 odst. 8 ZDP
Z ustanovení § 6 odst. 8 ZDP vyplývá, že hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle § 6 odstavce 7 písm. b) až d) ZDP paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu stanoveného zvláštními předpisy nebo paušálu uvedeného v kolektivní smlouvě, ve vnitřním předpise zaměstnavatele, v pracovní nebo jiné smlouvě za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena na základě kalkulace skutečných výdajů.
Dále se zde uvádí, že jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.
Jde o následující výdaje (náhrady) zaměstnavatele, které se dle § 6 odst. 7 ZDP nepovažují u zaměstnance za příjmy ze závislé činnosti a nejsou předmětem daně:
- hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování;
- částky přijaté zaměstnancem zálohově od zaměstnavatele, aby je jeho jménem vydal, nebo částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel;
- náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce.
Pro zaměstnance je zejména důležité písmeno d), a to především v současné době při výkonu práce z domova. Může tak jít např. o používání vlastního počítače, tiskárny, mobilního telefonu pro účely prací z domova, dále o používání stávajícího i nově zakoupeného vybavení pracovny zaměstnance pracujícího z domova. Ve smyslu § 6 odst. 8 ZDP může zaměstnavatel hradit náhrady za opotřebení tohoto zařízení a vybavení pracovny zaměstnanci paušální částkou.
Praktické příklady paušalizace cestovních náhrad
Příklad č. 1 - Opakované pracovní cesty
Otázka: Je možno rozhodnout o paušalizaci cestovních náhrad, když zaměstnanci několikrát v týdnu jezdí z pravidelného pracoviště vykonat práci do jiné provozovny zaměstnavatele?
Odpověď: Ano, právě u takovýchto pravidelně se opakujících pracovních cest je velmi výhodné poskytovat cestovní náhrady formou paušálu a dosáhnout tím i výrazného snížení administrativy. Po stanovení paušální náhrady již není třeba provádět vyúčtování cestovních náhrad a zaměstnanci se poskytne stanovený měsíční paušál (např. spolu se mzdou), nebo se podle evidence docházky poskytne příslušný násobek určeného denního paušálu. Pro stanovení paušálu je nezbytné mít k dispozici dostatečný počet případů vyúčtovaných a proplacených cestovních náhrad za pracovní cesty, které budou předmětem paušálu. Na základě výdajových dokladů se pak vypočte výše příslušného denního nebo měsíčního paušálu.
Příklad č. 2 - Paušalizace cestovních náhrad skupinám zaměstnanců
Otázka: Máme 80 zaměstnanců, kteří provádí pravidelně údržbu a běžné opravy zařízení ve firmách, které si od nás toto zařízení koupili. Každý z těchto zaměstnanců má na starosti prakticky stále skupinu těchto firem v určité oblasti a je tak zpravidla 4 dny v týdnu na pracovních cestách. Za každou pracovní cestu vypisují zaměstnanci cestovní příkazy a provádí vyúčtování cestovních náhrad. Je možno nějakým způsobem zjednodušit tuto pro ně nezáživnou opakovanou administrativu?
Odpověď: V uvedeném případě je výhodné poskytovat zaměstnancům cestovní náhrady formou paušálu. Výši paušální náhrady nelze ale stanovit pro všechny takové zaměstnance ve stejné výši. Je nutno stanovit paušální náhrady samostatně pro příslušné zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců, kteří konají pracovní cesty do stejné oblasti, tj. za stejných nebo podobných podmínek (vzdálenost, druh dopravního prostředku, doba trvání pracovních cest, příp. způsob ubytování), a to jako denní nebo měsíční průměr z již vyplacených cestovních náhrad všem příslušným zaměstnancům za předchozí období (podle podmínek např. za 3 měsíce, půl roku apod.).
Příklad č. 3 - Paušalizace jízdních výdajů MHD
Otázka: Podle § 159 odst. 2 ZP je možno proplácet jízdní výdaje MHD bez doložení jízdenky. Lze z toho dovodit, že při stanovení paušální náhrady jízdních výdajů MHD je možno provést kalkulaci jen na základě platného tarifu MHD?
Odpověď: Při určení nebo sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovních náhrad se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů příslušné skupiny zaměstnanců nebo toho zaměstnance, kterého se paušální částka týká.
Zahraniční stravné pro rok 2024
Na vyšší stravné než dřív budete mít v roce 2024 nárok při cestě do 21 zemí či skupin států - mimo jiné v Maďarsku, Chorvatsku, Španělsku, Lucembursku, Norsku, Švédsku. Oproti tuzemskému stravnému neuvádí tabulka povinné minimum, ale jen základní sazby, z nichž firmě stačí proplatit 75 procent. Zaměstnavatel se totiž může rozhodnout, že sazbu sníží o čtvrtinu (u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby dokonce o polovinu). Nepotřebuje k tomu ani souhlas zaměstnance - stačí, když mu takové snížení oznámí dopředu, jak potvrdil i Nejvyšší soud.
| Země | Měna | Sazba |
|---|---|---|
| Afghánistán | EUR | 45 |
| Albánie | EUR | 40 |
| Alžírsko | EUR | 50 |
| Polsko | EUR | 45 |
| Švédsko | EUR | 65 |
| Ostatní země neuvedené v tabulce | EUR | 35 |
Zanechat komentář