Tento článek se zaměřuje na problematiku cestovních náhrad pro osoby samostatně výdělečně činné (OSVČ) v České republice. Podrobně rozebírá podmínky, za kterých lze cestovní náhrady uplatnit, možnosti paušalizace a specifika daňové uznatelnosti jednotlivých náhrad.
Obecná pravidla pro poskytování cestovních náhrad
Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr. Jak si dále ukážeme, cestovní náhrady však lze poskytovat i dalším osobám, na které se zákoník práce nevztahuje.
Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady:
- Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce.
- Další osoby s příjmy ze závislé činnosti.
- Podnikatelé (OSVČ a spolupracující osoby, společníci v.o.s. a komplementáři k.s.).
- Osoby v mimopracovních vztazích.
Právní úprava cestovních náhrad
Cestovní náhrady upravuje několik zákonů a vyhlášek:
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady obecně pro všechny zaměstnavatele a speciálně pro státní organizace.
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP), vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností.
- Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:
- vyhláška MPSV upravující sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot.
- vyhláška MF upravující výši základních sazeb zahraničního stravného.
- nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR.
Daňová pravidla a cestovní náhrady
V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních v duchu předchozího vymezení) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.
Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců státní organizace (tj. zaměstnanci odměňovaní platem) může být stanoveno od roku 2024 pouze v rozmezí 140 až 166 Kč, kdežto zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od 140 Kč výše. Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt - společnost ALFA, a.s., stravné 200 Kč, pak:
- částka 166 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti,
- ale částku 34 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní odvést sociální i zdravotní pojištění.
Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele. Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance. Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 166 Kč a zbylých 34 Kč bude nedaňovým nákladem.
Základní pojmy: pracovní cesta a místo výkonu práce
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.
Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy. Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.
Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele - fyzické osoby bude místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. Ve většině případů to bude bydliště, ale může to být i jiné místo. Není přitom vyloučeno, aby podnikatel měl takových míst několik, má-li např. více provozoven na různých místech apod.
V daném případě je tedy nutno rozlišovat, kdy půjde o "klasickou" pracovní cestu, tak jak ji lze definovat u zaměstnance, kdy vynaložené výdaje na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelné, a na druhé straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy se nemusí jednat o pracovní cestu a daňově uznatelnými mohou být jen některé výdaje, např. náklady na dopravu, kde rozhodujícím kritériem bude, že se jedná o výdaj na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů.
Cestovní výdaje a jejich druhy
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
- pracovní cestě (§ 42 ZP),
- cestě mimo pravidelné pracoviště,
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
- přeložení (§ 43 ZP),
- dočasném přidělení (§ 43a ZP),
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
- výkonu práce v zahraničí.
Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:
- jízdních výdajů,
- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
- výdajů za ubytování,
- zvýšených stravovacích výdajů (ve výkladu označujeme tradičně jako "stravné"),
- nutných vedlejších výdajů.
Paušalizace cestovních náhrad
Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.
U podnikatelů - fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.
Co lze a nelze paušalizovat
Účelem paušalizace je zjednodušení vyúčtování pravidelně se opakujících náhrad hrazených zaměstnavatelem zaměstnancům. Paušalizovat lze např.:
- náhrady cestovních výdajů vyplácené podle zákoníku práce,
- výdaje na udržování osobních ochranných pracovních prostředků,
- náhrady hodnoty mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků poskytovaných podle zákoníku práce,
- příspěvky na udržování stejnokrojů a pracovního oblečení,
- částky, kterými zaměstnavatel hradí zaměstnanci prokázané výdaje, které za zaměstnavatele vynaložil zaměstnanec ze svého tak, jako by je vynaložil přímo zaměstnavatel (např. telefonní hovory nebo připojení na internet z domova zaměstnance, pokud je to v určitých případech využíváno pro pracovní účely),
- náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce.
Paušalizovat ve formě finančního plnění nelze poskytování osobních ochranných prostředků (viz § 104 odst. 5 ZP).
Praktické příklady
Příklad 1: Tuzemské stravné
Podnikatel (OSVČ) pan Smolík, zabývající se výrobou kovových konstrukcí, s místem pravidelného pracoviště v Táboře, se dostavil na obchodní jednání v Praze ohledně potenciální zakázky na výrobu a instalaci kovových schodišť pro nově postavenou průmyslovou stavbu. Podnikatel si zaplatil ubytování v hotelu na jednu noc, poskytnuté ubytování včetně snídaně (v ceně ubytování) ho stálo 2 000 Kč. Dále si podnikatel zaplatil hodinu v bazénu a masáž celkem za 1 500 Kč a zakoupil si večeři za 350 Kč.
Ačkoliv se jednalo v podstatě o tzv. marnou pracovní cestu, kdy plánovaný obchod nebyl uzavřen, jsou výdaje za uskutečněnou pracovní cestu za podmínek stanovených zákonem daňově uznatelné. Podnikatel si může uplatnit ve svých daňových nákladech cenu za ubytování, jejíž součástí byla snídaně, ve výši 2 000 Kč.
Pan Smolík vyjel ze sídla svého podnikání na jednání ve čtvrtek již v 5:00, následně si prohlédl stavbu a seznámil se s projektem, odpoledne vypracoval návrh na zhotovení díla a cenovou nabídku. Druhý den v pátek ráno podnikatel posnídal v hotelu, kde přenocoval (snídaně byla součástí ceny za ubytování).
- Čtvrtek: Na pracovní cestě podnikatel strávil celkem 19 hodin (od 5:00 do 24:00) a může si nárokovat stravné ve výši 195 Kč.
- Pátek: Na pracovní cestě podnikatel strávil 13 hodin (od 0:00 do 13:00) a může si nárokovat stravné ve výši 125 Kč. Jelikož však obdržel bezplatnou snídani, je nucen stravné krátit za každé takto poskytnuté bezplatné jídlo o 35 %.
Příklad 2: Zahraniční stravné
Podnikatel je oprávněn při zahraniční pracovní cestě uplatnit ve svých výdajích zahraniční stravné, jehož sazby jsou pro rok 2015 stanovené vyhláškou Ministerstva financí č. 242/2014 Sb.
Podnikatel letěl v úterý na zahraniční pracovní cestu v rámci své podnikatelské činnosti do Itálie. Ještě před odletem týž den absolvoval podnikatel pracovní cestu v tuzemsku, na které strávil 11,5 hodiny. Letadlo odlétalo z ČR v úterý ve 23:10 a zpět podnikatel přiletěl na letiště v ČR ve čtvrtek v 11:00. V rámci obchodního jednání podnikatel obdržel ve středu bezplatně oběd.
- Úterý: Podnikateli nevznikl v tuzemsku nárok na tuzemské stravné, měl by tedy nárok na zahraniční stravné již po jedné hodině strávené na pracovní cestě v zahraničí. Okamžik zahájení zahraniční cesty je okamžik odletu letadla z letiště v ČR, které odlétalo ve 23:10. To znamená, že daný den v zahraničí podnikatel strávil méně než hodinu (50 minut) a nárok na zahraniční stravné mu nevznikl. Podnikateli tedy v úterý vznikl nárok na tuzemské stravné ve výši 125 Kč.
- Středa: Podnikatel v Itálii strávil 24 hodin, to znamená, že má nárok na stravné ve výši 45 EUR. Nárok na stravné pokrátil o 2 x 25 % ze 45 EUR. Skutečné stravné, které si může uplatnit do výdajů, tedy činí 22,5 EUR.
- Čtvrtek: Podnikatel strávil v zahraničí 11 hodin. Stravné se stanoví jako 1/3 ze 45 EUR, tedy 15 EUR. 15 EUR - (15 EUR x 0,7) = 4,5 EUR.
Příklad 3: Použití vozidla a parkovné
Pan Smolík (neplátce DPH) použil k pracovní cestě motorové vozidlo zahrnuté v OM a skutečná spotřeba pohonných hmot doložená dokladem byla 600 Kč včetně DPH. Jedná se o nezbytné výdaje, které poplatník musel vynaložit k dosažení úspěšného uskutečnění cíle v rámci své pracovní cesty.
Pan Smolík si na pracovní cestě zaplatil parkovací místo u hotelu, kde byl ubytovaný, ve výši 100 Kč za jednu noc. Parkovné ve výši 100 Kč je daňově uznatelný náklad v rámci pracovní cesty podnikatele.
Tabulka: Druhy cestovních náhrad a jejich daňová uznatelnost pro OSVČ
| Druh náhrady | Podmínky daňové uznatelnosti |
|---|---|
| Jízdní výdaje | Prokázané výdaje za dopravu, výše dle vyhlášky |
| Ubytování | Prokázané výdaje za ubytování |
| Stravné | Tuzemské a zahraniční stravné, výše dle vyhlášky, krácení za bezplatné stravování |
| Pohonné hmoty | Prokázané výdaje za PHM, výše dle vyhlášky |
| Parkovné | Prokázané výdaje za parkování |
Zanechat komentář