Pravidla pro poskytování cestovních náhrad jsou zakotvena v zákoníku práce. Ten vymezuje pravidla pro poskytování náhrad cestovních výdajů zaměstnancům v pracovním poměru, případně zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr.
Za pracovní cestu náleží zaměstnanci takzvané cestovní náhrady. Pro zaměstnance jsou náhrady nedaňový příjem, pro zaměstnavatele je to daňově uznatelný výdaj.
Cestovní náhrady se skládají z:
- Náhrady jízdních výdajů
- Výdajů za ubytování a dalších nutných výdajů
- Pevných sazeb stravného a kapesného
Zaměstnanec má obecně povinnost při vyúčtování pracovní cesty náhrady prokázat a doložit souvisejícími doklady (jízdní doklady, parkovací lístky, doklady zaplacení ubytování apod.).
Některé cestovní náhrady však neprokazuje, protože jejich výše je stanovena prováděcím právním předpisem. Sazby těchto náhrad stanovuje Ministerstvo práce a sociálních věcí pravidelně v termínu od 1. ledna prostřednictvím vyhlášky, přičemž vychází z údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot. Výše základních sazeb zahraničního stravného je pak určena vyhláškou Ministerstva financí.
Sazby platné od 1. ledna 2025
Tuzemské stravné
Vyhláška zvyšuje sazby stravného pro státní a příspěvkovou sféru následovně:
- 148 Kč až 177 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
- 225 Kč až 271 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
- 353 Kč až 422 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin
Pro podnikatelskou sféru jsou stanoveny následující minimální částky:
- 148 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin
- 225 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin
- 353 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin
Tyto částky jsou minimální, zaměstnavatel tedy může zaměstnanci proplatit i jakoukoliv vyšší částku. Bude-li překročena částka horního limitu pro státní a příspěvkovou sféru, bude se jednat o zdanitelný příjem zaměstnance podléhající dani z příjmů a pojistnému na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění.
Pokud bude na pracovní cestě zaměstnanci poskytnuto bezplatně jídlo, výše stravného se krátí za každé poskytnuté jídlo (snídaně, oběd, večeře) o:
- 70 % u služební cesty v rozsahu 5 až 12 hodin
- 35 % u služební cesty v rozsahu od 12 hodin do 18 hodin
- 25 % u služební cesty v rozsahu nad 18 hodin
Nárok na stravné zaniká úplně, dostane-li zaměstnanec zdarma dvě jídla během pracovní cesty v rozsahu až 12 hodin, nebo tři jídla při pracovní cestě trvající 12 až 18 hodin.
Předložení účtu a přijetí platby
Zahraniční stravné
Nárok na zahraniční stravné při pracovních cestách je zakotven v zákoníku práce. Sazby cestovních náhrad se každoročně mění, aby bylo možné zajistit vysílaným zaměstnancům adekvátní finanční kompenzaci při zohlednění cenových rozdílů v každé zemi.
Pro rok 2025 se zvyšují sazby se zvyšují u více než 30 zemí, níže uvádíme sazby stravného u vybraných států:
| Země | Měna | 2025 | 2024 |
|---|---|---|---|
| Dánsko | EUR | 65 | 60 |
| Finsko | EUR | 65 | 55 |
| Chorvatsko | EUR | 50 | 45 |
| Itálie | EUR | 55 | 50 |
| Polsko | EUR | 50 | 45 |
| Rumunsko | EUR | 45 | 40 |
| USA | USD | 65 | 60 |
Zaměstnanec má nárok na zahraniční stravné v plné výši, pokud stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne déle než 18 hodin. Stráví-li mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12-18 hodin, má nárok na 2/3 zahraničního stravného. V případě, že stráví mimo území ČR v rámci kalendářního dne 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, má nárok na 1/3 zahraničního stravného.
Tyto částky se snižují, je-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatně jídlo. A to o hodnotu (za každé poskytnuté jídlo - snídaně, oběd, večeře):
- 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby
- 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby
- 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby
Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel
Pro rok 2025 se dále zvyšuje náhrada za použití vlastního vozidla pro služební účely.
Osoby, kterým lze poskytovat cestovní náhrady
Cestovní náhrady lze poskytovat následujícím skupinám osob:
- Zaměstnanci vymezení v zákoníku práce
Jedná se poskytování cestovních náhrad zaměstnancům, na které se vztahuje zákoník práce, tedy: zaměstnancům v pracovním poměru nebo zaměstnancům činným na základě dohod mimo pracovní poměr (tj. dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti); v těchto případech je však poskytnutí cestovních náhrad nutno sjednat a zároveň stanovit pravidelné pracoviště.
- Další osoby s příjmy ze závislé činnosti
Zde se jedná především o osoby, na které se však zákoník práce nevztahuje, protože jim nevznikl pracovní poměr (např. na člena orgánu právnické osoby nebo na jednatele s.r.o.), ale které jsou podle § 6 odst. 1 ZDP pro účely zákona o daních z příjmů považovány za zaměstnance. Tyto osoby se mohou se zaměstnavatelem smluvně dohodnout (ve smlouvě o výkonu funkce podle § 59 ZOK a násl.), že jim budou poskytovány cestovní náhrady (a ty budou z pohledu ZDP posuzovány shodně jako u zaměstnanců v pracovním poměru, tj. nebudou považovány za příjem, který je předmětem daně z příjmů).
- Podnikatelé
Další skupinou, na kterou se zákoník práce nevztahuje, jsou OSVČ a osoby spolupracující, společníci v.o.s a komplementáři k.s. Těmto osobám umožňuje zákon o daních z příjmů za podmínek v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP zahrnout do svých výdajů (nákladů) částky odpovídající cestovním náhradám jako u zaměstnanců. Zákoník práce se proto pro tyto účely použije pouze pro stanovení výše náhrad, neboť ZDP se při stanovení limitů daňové uznatelnosti na zákoník práce přímo odkazuje.
- Osoby v mimopracovních vztazích
Cestovní náhrady mohou být poskytovány i dalším osobám. Zde však nepůjde o cestovní náhrady ve smyslu zákoníku práce, ale o součást odměn vyplácených těmto osobám. Cestovní náhrady těchto osob proto mohou být uplatněny pouze na základě samostatných smluvních vztahů (např. podle § 1746 odst. 2 OZ), které však na straně příjemce budou vždy podléhat dani z příjmů.
Právní úprava
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (ZP), upravuje cestovní náhrady:
- v §§ 151, 152, 182 až 189 ZP obecně pro všechny zaměstnavatele
- v §§ 173 až 181 ZP speciálně pro zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3 ZP (které v dalším budeme zkráceně označovat jako "státní organizace"): stát, územní samosprávné celky, státní fondy, příspěvkové organizace, jejichž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, právnické osoby zřízené podle školského zákona
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (ZDP):
- v § 6 odst. 7 písm. a) ZDP vymezuje cestovní náhrady, které nejsou pro zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti
- v § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP říká, že daňově účinným nákladem jsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené ustanoveními ZP
- v § 24 odst. 2 písm. k) ZDP upravuje daňový režim nákladů na pracovní cesty FO, které jsou podnikateli nebo spolupracujícími osobami, společníky v.o.s. anebo komplementáři komanditních společností
- Obecně závazné právní předpisy, vydávané příslušnými orgány na základě § 189 ZP, např.:
- vyhláška MPSV upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu sazby základní náhrady, limity tuzemského stravného, průměrnou cenu pohonných hmot
- vyhláška MF upravující vždy od 1. 1. nebo v mimořádném termínu výši základních sazeb zahraničního stravného
- nařízení vlády stanovující náhrady zvýšených životních nákladů, zvýšených vybavovacích výdajů, jízdních výdajů a výdajů za ubytování při cestách do ČR a zpět a výdajů spojených s přepravou osobních věcí pro zaměstnance státních organizací s místem výkonu práce (příp. pravidelným pracovištěm) mimo ČR
Aktuálně platné sazby naleznete v záložce "Praktické informace".
Obecné zásady
Pojetí cestovních náhrad zakotvené v ZP se nijak neliší od celkové koncepce zákoníku práce, tj.:
- stanoví určité minimum cestovních náhrad, které jsou pro zaměstnavatele povinné
- zbytek, tj. poskytnutí vyšších náhrad, ponechává plně na svobodném rozhodnutí zaměstnavatele
Tato zásada má omezení v případě již zmiňovaných státních organizací, kdy si stát prostřednictvím zákonů stanoví určitá omezení - horní hranice pro poskytování cestovních náhrad.
Daňová pravidla
V zájmu zachování spravedlnosti pak zároveň úprava ZDP zajišťuje, že i když budou zaměstnanci ostatních (tj. nestátních v duchu předchozího vymezení) zaměstnavatelů pobírat vyšší cestovní náhrady, nebude pro ně vyplacená cestovní náhrada předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti pouze do výše horního limitu pro odpovídající cestovní náhradu poskytovanou státní organizací.
Tuzemské stravné na pracovní cestě od 5 do 12 hodin u zaměstnanců státní organizace (tj. zaměstnanci odměňovaní platem) může být stanoveno od roku 2024 pouze v rozmezí 140 až 166 Kč, kdežto zaměstnanec ostatních subjektů může obdržet libovolně vysoké stravné od 140 Kč výše.
Poskytne-li zaměstnanci podnikatelský subjekt - společnost ALFA, a.s., stravné 200 Kč, pak:
- částka 166 Kč nebude u zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti
- částku 34 Kč bude třeba u zaměstnance zdanit a taktéž z ní odvést sociální i zdravotní pojištění
Pohled zaměstnavatele
Z pohledu zaměstnavatele platí, že pokud je náhrada v souladu se zněním ZP, jde o daňový náklad zaměstnavatele. Poskytnuté stravné ve výši 200 Kč společností ALFA, a.s., z předchozího příkladu bude pro společnost plně daňově účinným nákladem bez ohledu na daňový režim u zaměstnance.
Pokud ale poskytne tutéž náhradu 200 Kč např. státní příspěvková organizace, bude pro ni daňovým nákladem maximálně částka 166 Kč a zbylých 34 Kč bude nedaňovým nákladem. Ustanovení § 173 ZP však navíc stanoví, že tento zaměstnavatel nesmí poskytnout vyšší cestovní náhrady, než mu zákon stanoví.
Z uvedeného nástinu vyplývá, že se musíme zabývat také omezeními výše náhrad u státních organizací, abychom dokázali správně posoudit daňový režim u zaměstnance. Než však přistoupíme k výkladu pravidel, je třeba připomenout některé základní pojmy.
Pracovní cesta
Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího, který ho na pracovní cestu vyslal.
Místo výkonu práce
Přesné sjednání místa výkonu práce v pracovní smlouvě má význam nejen z hlediska stanovení podmínek pracovní cesty, ale má také praktický dopad při přeložení zaměstnance. Místo (případně místa) výkonu práce je tak jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy.
Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, je pravidelným pracovištěm místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Toto místo může být sjednáno buď udáním konkrétní adresy, nebo pouze obecně názvem obce. Jestliže je však toto místo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.
S ohledem na možnost sjednat místo či místa výkonu práce (jeho šíři) bez jakéhokoliv omezení lze považovat za spravedlivé a vyvážené, aby zaměstnavatel vždy nesl náklady na vyšší než pravidelné výdaje spojené s výkonem práce, které vzniknou zaměstnanci s cestou mimo obec, kde převážně vykonává práci, popř. kde má trvalý pobyt. V uvedeném případě se nebude jednat o pracovní cestu a nebude k vyslání na takovou cestu třeba souhlasu zaměstnavatele, neboť k takovému výkonu práce se v pracovní smlouvě zavázal.
Zaměstnanec má místo výkonu práce sjednané na adrese Praha 1, Na Příkopě 18, zatímco druhý zaměstnanec má uvedeno pouze město Praha. Zatímco u prvního zaměstnance bude cesta do vedlejší provozovny na Smíchově cestou pracovní, pro druhého nikoli. Tomu však podle § 159 odst. 2 ZP přísluší při použití místní hromadné dopravy náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.
Pravidelné pracoviště podnikatele
Poněkud složitější bude stanovit pravidelné pracoviště podnikatele. Pravidelné pracoviště podnikatele - fyzické osoby bude místo, kde zpravidla vyvíjí činnost za účelem dosahování příjmů. V § 24 odst. 2 písm. k) ZDP bodu 2 se říká, že pravidelným pracovištěm pro poplatníky s příjmy podle § 7 se také rozumí sídlo podnikatele (§ 429 OZ) nebo místo výkonu jiné činnosti, ze které plyne příjem ze samostatné činnosti.
Ve většině případů to bude bydliště, ale může to být i jiné místo. Není přitom vyloučeno, aby podnikatel měl takových míst několik, má-li např. více provozoven na různých místech apod.
V daném případě je tedy nutno rozlišovat, kdy půjde o "klasickou" pracovní cestu, tak jak ji lze definovat u zaměstnance, kdy vynaložené výdaje na tuto cestu za splnění ostatních podmínek budou daňově uznatelné, a na druhé straně cesty mezi jednotlivými provozovnami, kdy se nemusí jednat o pracovní cestu a daňově uznatelnými mohou být jen některé výdaje, např. náklady na dopravu, kde rozhodujícím kritériem bude, že se jedná o výdaj na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů.
Lékař má ordinaci mimo své bydliště (sídlo podnikatele) a právě ordinace je místem výkonu samostatné činnosti. Potom cesty z této ordinace za pacienty budou cestami pracovními. Na druhé straně cesty z místa bydliště do ordinace nelze chápat jako pracovní, avšak za předpokladu, že tento lékař prokáže, že činnost v místě bydliště souvisí s jeho samostatnou výdělečnou činností, např. zde zpracovává účetnictví nebo daňovou evidenci, připravuje výkazy a přehledy pro příslušné pojišťovny apod., lze za daňově uznatelné považovat i výdaje na cesty mezi bydlištěm a ordinací. Za pracovní cesty lze také považovat i cesty za pacienty z místa trvalého bydliště.
Cestovní výdaje
Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumějí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
- pracovní cestě (§ 42 ZP)
- cestě mimo pravidelné pracoviště
- mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště
- přeložení (§ 43 ZP)
- dočasném přidělení (§ 43a ZP)
- přijetí do zaměstnání v pracovním poměru
- výkonu práce v zahraničí
Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelná, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.
Cestovní náhrady u dohod
Cestovní náhrady je možné poskytnout také zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, avšak pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.
Druhy cestovních náhrad
Zaměstnavatel je povinen za zákonem stanovených podmínek poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě tyto náhrady:
- jízdních výdajů
- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny
- výdajů za ubytování
- zvýšených stravovacích výdajů (ve výkladu označujeme tradičně jako "stravné")
- nutných vedlejších výdajů
Zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout i další náhrady výdajů, než je výše uvedeno, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty v souladu s vymezením cestovních výdajů v § 152 ZP (viz předchozí). Státní organizace však jiné nebo vyšší cestovní náhrady, než zaměstnanci přísluší podle §§ 173 až 181 ZP, poskytnout nesmí.
Paušalizace cestovních náhrad
Zákoník práce umožňuje paušalizovat cestovní náhrady za účelem dosažení zjednodušení jejich účtování a likvidování a zhospodárnit jejich poskytování. Paušalizace spočívá v tom, že náhrady stanovené zákoníkem práce se poskytují jako průměrné měsíční nebo denní částky, které mohou zahrnovat jednu nebo více cestovních náhrad.
Paušalizace cestovních náhrad přichází v úvahu zejména u zaměstnanců, kteří většinou pravidelně cestují do stejných míst nebo v určitém okruhu různých míst, s určitou pravidelností a za obdobných podmínek a výdajů. Paušalizaci lze uplatnit jak u jednotlivého zaměstnance, tak i skupiny zaměstnanců, přitom je nutno vycházet z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci.
Pokud se stanovené podmínky zásadním způsobem změní, musí se změnit i paušál. Vedle paušální částky lze poskytnout pouze ty cestovní náhrady, které nebyly do stanoveného paušálu zahrnuty, proto je stanovena pro sjednání paušálu písemná forma, a to buď vnitřním předpisem zaměstnavatele, nebo individuálním určením.
Podklady, které byly pro stanovení paušálu použity, musejí mít dostatečnou vypovídací schopnost a musejí být předloženy k nahlédnutí nejen zaměstnanci na jeho žádost, ale také příslušným kontrolním orgánům.
Společnost Alba, s.r.o., poskytuje svým zaměstnancům - obchodním zástupcům, jejichž teritoriem je Praha, cestovní náhrady paušální částkou ve výši 260 Kč za každý den, ve kterém byl tento zaměstnanec na pracovní cestě. Zaměstnavatel tuto částku vypočetl z následujících údajů: zaměstnanec vykoná v průměru 3 cesty hromadnou dopravou denně, jedna cesta 40 Kč; stravné v časovém pásmu 5 až 12 hodin zaměstnanci podle interní směrnice náleží ve výši 140 Kč (výše stravného platná pro rok 2024).
U podnikatelů - fyzických osob je paušalizace cestovních náhrad vyloučena. OSVČ jsou povinny z hlediska ZDP veškeré náklady související se svými pracovními cestami doložit a prokázat.
Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování
Protože zaměstnanec není povinen vynakládat na pracovní cesty vlastní finanční prostředky, je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci přiměřenou zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele.
Zálohu na stravné lze poskytnout i v Kč nebo v jiné měně.
Zanechat komentář