Dovolená je nezbytná pro udržení zdravé rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí se ale během delšího odpočinku stresuje a říká si, jestli na něco přece jen nezapomněli. A jednou z důležitých věcí může být nastavení automatické odpovědi v nepřítomnosti, která vám zajistí klid při pobytu mimo kancelář. Automatická odpověď v nepřítomnosti je při odjezdu na dovolenou prakticky nutnost. Pokud preferujete klidný průběh i návrat z dovolené, měli byste se na vytvoření automatické odpovědi zaměřit.
Automatické odpovědi známe všichni. Neosobní a robotické zprávy, které nás většinou jen rozčílí, nebo je rovnou ponecháváme bez povšimnutí. Bývá odbytý a bez nápadu. Přitom je to právě předmět, co je ze zprávy vidět jako první. Předmět má být srozumitelný a výstižný.
Nastavení bývá velmi jednoduché a intuitivní. S praktickým nastavením si tedy jistě hravě poradíte. Velmi jednoduché je i nastavení automatických odpovědí v Outlooku.
Co by měla obsahovat automatická odpověď?
- Datum nepřítomnosti/návratu - Datum v odpovědi opravdu nemůže chybět.
- Kontakt na zastoupení - Pokud odesilatel řeší problém, který do vašeho návratu z dovolené nepočká, kontakt na vašeho kolegu situaci většinou zachrání.
- Telefon pro urgentní případy - Pokud je možné vás v urgentních případech kontaktovat telefonicky, můžete vaše telefonní číslo pro tyto případy do automatické odpovědi uvést.
Čeho se vyvarovat v automatické odpovědi
- Vtip - Vtipkování v automatických odpovědích skutečně nedoporučujeme. Existuje totiž velké riziko, že odesilatel pro váš vtip v danou chvíli nenajde pochopení.
- Neuvádějte příliš osobní informace - Vyhněte se zbytečným detailům o vaší dovolené, zdravotním stavu nebo soukromých plánech.
- Neodkazujte na neexistující kontakty nebo neinformované kolegy - Vždy se ujistěte, že kontaktní informace na vašeho zástupce jsou správné a aktuální.
- Nepište příliš dlouhé nebo nejasné zprávy - Automatická odpověď by měla být stručná, jasná a k věci. Odesílatel by měl okamžitě pochopit, co se děje a na koho se má obrátit.
Ve videu níže si ukážeme, jak si takovou odpověď nastavit v aplikaci Microsoft Outlook.
Pozn. Pokud dáváte přednost čtení, máme pod videem také písemný návod.
Tipy na originální automatickou odpověď
Chcete do vaší automatické odpovědi vnést trochu nevšednosti? Pokud si to s ohledem na vaši firemní kulturu můžete dovolit, zakomponujte do vaší odpovědi trochu hravosti.
- Pokud je to relevantní, zahrňte do vaší odpovědi informaci o destinaci, kam se chystáte.
- Můžete zvolit i vhodná zajímavá fakta nebo citaci, které vaši odpověď oživí.
- Zapojte do své odpovědi nadsázku a hravost. Příjemce svou odpovědí pravděpodobně pobavíte.
Aby odpověď v nepřítomnosti místo rozladění a nudy přinesla naopak radost, potěšení, poučení nebo uměleckou inspiraci, se loni poprvé postaral projekt Automatická odpověď. Díky němu si lidé mohou volně stáhnout a nastavit originální „out of office“ s texty či ilustracemi od známých českých autorů a autorek. Celkově si tak nyní mohou zájemci na stránce www.automatickaodpoved.cz vybírat z více než šedesáti originálních děl. A to včetně těch loňských, kde nechybí například „out of office“ od Petry Soukupové, Jaroslava Rudiše a Jaromíra 99, Nikoly Logosové, Petra Borkovce nebo Jana Němce.
Autoři projektu říkají: „U vzniku projektu stála myšlenka vnést trochu umění a emocí do oblasti mezilidské komunikace, která bývá věcná a odosobněná, považovaná za nutnost.“
Několik příkladů originálních odpovědí
- Automatická odpověď od kurátora, lektora a autora Ondřeje Horáka odmění odesílatele krátkou esejí zamýšlející se nad rolí umění.
- Spisovatel Marek Torčík pojal odpověď poeticky: „Vykročil jsem z času a na vaši zprávu teď nemám co říct. Pokud nějací jsou, jiní vám poví víc, jiní mají slova.“
- Spisovatelka a socioložka Kateřina Nedbálková přidává poučení: „Dovolenou absenci ze zaměstnání mnohdy sami sobě nedovolíme a to samé očekáváme od ostatních. Nedělejme to.“
Pro zájemce funguje celý proces velmi jednoduše a intuitivně: Návštěvníci webu www.automatickaodpoved.cz si vyberou některé z více než šedesáti děl. To, které se jim líbí, jednoduše zkopírují nebo stáhnou a vloží do připravované automatické odpovědi. Pak už stačí jen přidat vlastní termíny plánované dovolené a odpověď obvyklým způsobem nastavit.
Vzory textů pro automatickou odpověď
Podle úrovně komunikace s lidmi, s nimiž jste běžně ve styku, si můžete vybrat, jakou variantu své out of office hlášky zvolíte.
| Typ zprávy | Vzor textu |
|---|---|
| Základní | Děkuji za Vaši zprávu! Ve dnech od 20.6. do 27.6. jsem mimo kancelář. Na vaši zprávu odpovím co nejdříve po návratu. |
| Formální | Momentálně jsem mimo kancelář a vrátím se dne [Datum]. Těším se na váš dotaz, až se vrátím. V urgentních případech kontaktujte [Jméno a kontakt na kolegu]. |
| Neformální | Ahoj! Jsem na dovolené a užívám si sluníčka. Vrátím se [Datum] a pak se na tvůj email podívám. Pokud něco hoří, napiš [Jméno a kontakt na kolegu]. |
| Kvůli nemoci | Z důvodu nemoci jsem dnes/od [Datum začátku] do [Datum konce] mimo kancelář. Na vaši zprávu odpovím, jakmile to bude možné. |
| Mateřská dovolená | Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Všechny důležité záležitosti řeší [Jméno a kontakt na kolegu]. |
Další vzory textů
- Užívám si zaslouženou dovolenou od [Datum začátku] do [Datum konce].
- Momentálně jsem na útěku před pracovními povinnostmi, a to až do [Datum konce].
- Momentálně jsem na mateřské/otcovské dovolené a vrátím se přibližně [Datum návratu]. Užívám si rodičovskou dovolenou a jsem mimo kancelář až do [Datum návratu].
- Jsem na služebce od [Datum začátku] do [Datum konce], takže možná nebudu reagovat hned.
- Bohužel mě skolila nemoc, takže jsem mimo dosah do [Datum konce].
Jak nastavit automatickou odpověď v Outlooku
- Nastavte datum začátku a konce vaší nepřítomnosti.
- Vyplňte předmět a text zprávy.
- Jakmile dokončíte tvorbu svých zpráv, potvrďte nastavení kliknutím na tlačítko "Uložit".
To je vše! Vaše automatická odpověď je nyní nastavena a připravena k použití.
Pojmenujte pravidlo (např. Nastavte podmínky, pro které se má pravidlo spustit (např. Klikněte na OK a poté Použít. Klikněte na Uložit změny.
Zanechat komentář