Automatická odpověď pro dobu dovolené: Jak na to?

Konečně se přiblížil čas vaší dovolené a s ní nejhezčí týdny v roce. Abyste nemuseli z pláže řešit pracovní povinnosti, je dobré správně rozdělit, kdo co za vás převezme. S podáním těchto údajů si však můžete vyhrát.

Dovolená je pochopitelně o mnoho radostnější událostí, nicméně platí pro ni ta samá rada: Před ní už nic nového nerozjíždět. Na kolegy, kteří vás v době vaší nepřítomnosti zastupují, by měly potom spadat jen opravdu neodkladné záležitosti spíše provozního charakteru.

Než jména a kontakty na kolegy zařadíte do své automatické odpovědi, pečlivě zvažte, jestli reakce na došlé zprávy opravdu nepočkají do vašeho návratu. Zároveň ho „varujte“ tedy objasněte, jaké úkoly lze v době vaší nepřítomnosti očekávat. A také s kým je může případně konzultovat.

Automatická odpověď v nepřítomnosti by měla samozřejmě obsahovat informaci o tom, do kdy nejste k dispozici a kdo za vás případně může věci vyřídit. Do úvahy je potřeba vzít, jaké typy lidí vám nejčastěji píšou a co váš vzájemný vztah snese. Podle úrovně komunikace s lidmi, s nimiž jste běžně ve styku, si můžete vybrat, jakou variantu své out of office hlášky zvolíte.

Tipy pro nastavení automatické odpovědi

• Informujte o termínu nepřítomnosti: Uveďte, od kdy do kdy jste mimo kancelář.
• Zastupující osoba: Kdo za vás může vyřídit neodkladné záležitosti.
• Kontakt na zastupující osobu: Uveďte jméno, telefon a email zastupující osoby.
• Dostupnost po návratu: Zmiňte, kdy budete opět k dispozici.

Až rozhodnete, který kolega či podřízený za vás převezme jakou agendu, každého o tom dostatečně informujte, zajistěte mu například přístupová hesla do systémů. Výčet lidí, na něž je možné se obracet, by také neměl vypadat jako telefonní seznam o dvaceti položkách.

Příklad: Je nám líto, ale s požadovaným adresátem se nyní nelze spojit. Je buď vypnutý nebo nedostupný. Vrátí se 30. července, až se vrátí z dovolené.

Další příklad: Momentálně jsem na dovolené. Na rovinu - nebude v mé moci je všechny roztřídit, natož je přečíst nebo na ně odpovědět. Hezké léto a plno kolegů i klientů se smyslem pro humor vám přeje Jobs.cz.

Jiný příklad: Je léto a já jsem zrovna na zasloužené dovolené. Tuším, že byste potřebovali s něčím pomoct, ale do 30. července jsem mimo službu. Vaše přání tedy nyní nemohu splnit, i když bych to rád/a udělal/a. Vrátím se 30. července, kdy se vracím.

TIP: Proč je stále velká šance získat u nás skvělý job za skvělou mzdu?